「最終」「修正版」「最新版」…結局どれ？ Excelファイルが増殖する職場の改善方法

「最終」
「最終2」
「修正版」
「最新版」
「本当の最終」

共有フォルダを開いたら、似た名前のExcelファイルがずらっと並んでいる。

「……で、結局どれを使えばいいの？」

そんな経験はありませんか？

今回は、職場で起こりがちな
「Excelの最新版が分からない問題」
について考えてみます。


■ なぜ「最終ファイル」が増えていくのか

最初は、

「勤怠集計.xlsx」

という1つのファイルだったとします。

修正するたびに、

「勤怠集計_最終.xlsx」

「勤怠集計_最終2.xlsx」

「勤怠集計_修正版.xlsx」

「勤怠集計_最新版.xlsx」

そして最後には、

「勤怠集計_本当の最終.xlsx」

……と増えていく。

それぞれのファイルを作った人には、

「前のデータも残しておきたい」
「念のため別ファイルにしておこう」

という理由があるかもしれません。

問題は、ファイルをコピーすること自体ではありません。

「どのファイルを最新版として使うのか」

というルールが決まっていないことです。


■ まずは「最新版を1つ」にする

難しいシステムを導入しなくても、簡単なルールで改善できる場合があります。

例えば、

・作業場所に置く最新版は1ファイルだけ
・古いファイルは「旧版」フォルダへ移動
・ファイル名のルールを統一
・更新方法を担当者間で共有

といった方法です。

作業するフォルダには、

「勤怠集計_最新版.xlsx」

「旧版」フォルダ

だけを置く。

過去のデータを確認したいときだけ、「旧版」フォルダを見る。

これだけでも、

「最終と最新版、どっち？」

「修正版って何を修正したの？」

「このファイルはいつのデータ？」

と確認する時間を減らせます。


■ 業務効率化は「自動化」だけではない

私はExcel・VBAを使った業務自動化に取り組んでいますが、何でもVBAにすればいいとは考えていません。

まず、

「ルールを整理する」

「手順を見える化する」

ことが先です。

そのうえで、

・毎月同じ集計をしている
・複数のExcelファイルをまとめている
・CSVを毎回同じ形に加工している
・データを別のExcelへ転記している
・同じ形式の帳票を何枚も作っている

といった繰り返し作業が残っているなら、ExcelやVBAによる自動化を検討できます。


■ 「数分の面倒」も積み重なる

「最新版を探すのに3分」

それだけなら、大した時間ではないように感じます。

でも、

毎週発生する。
複数の担当者が探す。
そのたびに誰かへ確認する。

となれば、少しずつ時間が失われていきます。

業務改善のきっかけは、

「これ、毎回やっているな」

「どうして毎回探しているんだろう？」

という小さな違和感だったりします。


■ 繰り返し作業はExcelで自動化できる場合があります

私は人事・労務の実務経験をもとに、Excel・VBAを使った業務効率化に取り組んでいます。

例えば、

・複数Excelファイルの結合
・CSV、Excelデータの加工
・繰り返し行う集計
・帳票の自動作成
・PDF出力
・データの照合、チェック
・定型作業の自動化

などです。

「毎月このExcel作業に時間がかかる」

「ファイルが多すぎて処理が大変」

「同じ転記を何度も繰り返している」

といった作業があれば、自動化できる可能性があります。

さらなる業務効率化については、下の出品サービスもご覧ください。


皆さんの職場にも、

「最終」
「最終2」
「修正版」
「最新版」
「本当の最終」

……と増殖しているファイルはありませんか？

会社名や個人名などは伏せたうえで、
「うちはこんなにあるよ！」を教えてください。

さらなる業務効率化については、下の出品サービスもご覧ください。

複数のExcelファイルをまとめる作業を効率化したい方には、こちらのツールもご用意しています。