その作業、Aさんしか分からない？

「この作業、Aさんしか分からないんです」

担当者がお休みの日に、作業が止まってしまう。
使うファイルが見つからない。
手順を聞こうにも、誰に聞けばよいか分からない。

人事・労務に限らず、こうした場面に心当たりのある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

教える側にも、悪気はない

Aさんが出勤している日に聞けば、すぐに説明してくれます。

「このファイルを開いて、ここをコピーして、次にこの表へ貼り付けて……」

本人は親切に教えているつもりでも、慣れている人の説明は、初めて聞く人には速く感じられるものです。

Bさんがメモを取り始めた頃には、説明が次の作業へ進んでいる。聞いたときは分かったつもりでも、後から一人でやろうとすると手が止まってしまう。

これは、教える人や教わる人の能力だけで片づけられる問題ではありません。手順が、その人の頭の中にしか残っていないことも原因になります。

まずは「同じ手順で進められる形」に

いきなり大きなシステムを導入しなくても、整理できることはあります。

① 使うファイルと保管場所を決める
どのフォルダに、どのファイルがあるのか。最新版はどれなのか。
作業を始める前の「探す時間」を減らすため、まずはここをそろえます。

② 入力する場所とルールをそろえる
入力するセル、日付の書き方、選択項目などを決めます。
Excelなら、入力欄の色分けや選択リストも方法の一つです。

③ 繰り返す集計・転記を見直す
毎月同じ条件で集計する。同じ情報を別の表へ何度も転記する。
こうした定型作業には、Excelの関数やVBAで自動化できるものがあります。

自動化した後も、説明は必要です
ただ、ボタンを一つ作れば、それで引き継ぎが完成するわけではありません。

「どのデータを入れるのか」
「どのボタンを押すのか」
「結果のどこを確認するのか」
「エラーが出たらどうするのか」

ここまで分かる形にしておかないと、今度は「このツールはAさんしか使えない」という状態になってしまいます。

自動化する処理と、人が確認する部分を分けて、短い手順書も残す。使う人が迷わないことまで含めて考えたいところです。

「毎回困る作業」を一つ選ぶところから
最初から、すべての業務を変える必要はありません。

毎月の集計、繰り返す転記、担当者が休むたびに止まる作業。
その中から一つ選び、手順を整理するところから始めてみませんか。

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人事・労務の実務経験を活かし、Excelを使った業務整理や自動化のお手伝いをしています。

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