楽天出店初期｜毎日の運営業務を減らすために見直したい3つ

楽天市場の店舗運営では、受注確認、問い合わせ対応、在庫確認、商品登録、ページ更新など、さまざまな作業が発生します。

「毎日忙しく作業しているのに、売上を伸ばすための改善まで手が回らない」

と感じている店舗さんも少なくありません。

作業時間を減らすためには、一つひとつの作業を急いで終わらせるだけではなく、仕事の進め方そのものを見直すことが大切です。

繰り返している作業を整理し、まとめて行う時間や基本の手順を決めることで、少しずつ負担を減らせます。

この記事では、楽天出店初期の店舗さんが、毎日の運営業務を減らすために見直したい3つをご紹介します。

1．繰り返している作業を書き出す

最初に、毎日や毎週繰り返している作業を書き出してみましょう。

たとえば、

・注文内容の確認

・お客様へのメール送信

・問い合わせへの返信

・在庫の確認

・商品情報の更新

・クーポンやイベントの準備

などがあります。

作業内容だけではなく、それぞれにどれくらい時間がかかっているかも一緒に確認します。

一つひとつは短い作業でも、毎日繰り返すことで大きな負担になっている場合があります。

また、同じ内容を複数の画面で確認していたり、必要なデータを毎回探していたりすると、その時間も積み重なります。

まずは、時間がかかっている作業と、同じ内容を何度も行っている作業を見つけることから始めましょう。

2．まとめてできる作業を決める

作業が発生するたびに対応していると、その都度画面を開いたり、内容を確認したりする時間がかかります。

すぐに対応する必要がない作業は、時間や曜日を決めてまとめて行いましょう。

たとえば、

・在庫確認は週に2回行う

・商品情報の修正は午前中にまとめる

・イベントの準備は開始日から逆算する

・売上数字は決まった曜日に確認する

・商品登録は曜日を決めて進める

などです。

似た作業をまとめることで、画面や作業内容を切り替える回数を減らせます。

作業する曜日が決まっていれば、「いつ対応すればよいのか」と迷う時間も少なくなります。

ただし、注文内容の確認やお客様からの問い合わせなど、早めの対応が必要なものまで後回しにしてはいけません。

すぐに対応する作業と、まとめて行える作業を分けて考えることが大切です。

3．定型文と確認表を作る

3つ目に見直したいのは、同じような文章や確認作業を毎回一から作っていないかということです。

同じ作業を一から行うと時間がかかるだけでなく、入力漏れや確認漏れも起こりやすくなります。

よく使うメールは定型文を用意し、出荷や商品登録などは、確認する項目を一覧にしておきましょう。

たとえば、

・納期のお知らせ

・送料についての案内

・欠品時の連絡

・出荷前の確認項目

・商品登録時の確認項目

・セール開始前の確認項目

などです。

基本となる文章や確認表を作っておけば、注文や商品に合わせて必要な部分だけを変更できます。

担当者が変わった場合でも、同じ手順で作業しやすくなることもメリットです。

定型文はそのまま送るのではなく、お客様の状況や注文内容に合わせて、必要な部分を調整して使いましょう。

まとめ｜作業を整理して改善に使える時間を作ろう

毎日の運営業務を減らすために見直したいことは、次の3つです。

・繰り返している作業を書き出す

・まとめてできる作業を決める

・定型文と確認表を作る

忙しいときほど、目の前の作業を終わらせることだけに時間を使ってしまいがちです。

しかし、同じ作業を毎日繰り返しているだけでは、商品ページの見直しや販売計画など、売上につながる改善に時間を使えません。

まずは毎週繰り返している作業をひとつ選び、まとめてできないか、定型化できないかを考えてみましょう。

私は楽天市場の店舗運営に約25年携わり、受賞店舗の運営やコンサルティングも経験してきました。

店舗運営では、売上を伸ばす施策だけでなく、限られた時間の中で何を優先するかを整理することも大切だと感じています。

「毎日の作業に追われて、どこから見直せばよいのかわからない」という方へ。

下に表示している5,000円の出品サービスでは、制作や運営作業の代行ではなく、店舗や商品の状況を確認し、出店初期に優先して取り組みたい改善点を3つに整理してご提案します。