楽天出店初期｜運営業務を外注する前に決めたい3つ

楽天市場の運営業務が増えてくると、商品登録や画像作成、在庫更新などを、外部の方へ依頼することがあります。

外注によって店舗側の作業時間を減らせますが、依頼内容が曖昧なまま始めると、確認や修正が増え、かえって時間がかかることもあります。

大切なのは、外注する前に、任せる作業と店舗側で判断する作業を分けておくことです。

この記事では、楽天出店初期の店舗さんが、運営業務を外注する前に決めたい3つをご紹介します。

1．任せる作業の範囲を決める

最初に、どの作業を外注するのかを具体的に決めましょう。

たとえば「商品登録をお願いします」と伝えるだけでは、どこまで対応するのかがわかりません。

商品登録には、

・CSVデータの作成

・RMSへの登録

・商品画像の加工

・商品名や説明文の作成

・カテゴリへの登録

・登録後の表示確認

など、複数の作業が含まれます。

どこまでを外注先に任せ、どこからを店舗側で行うのかを決めておきましょう。

価格や販売条件など、店舗側の判断が必要な部分と、決められた手順で進めてもらう部分を分けることで、認識の違いを防ぎやすくなります。

2．作業手順と完成条件を伝える

同じ作業でも、人によって進め方や完成の判断は異なります。

見本となる商品ページや、入力する項目、使用する画像の保存場所などを、事前にまとめておきましょう。

特に決めておきたいのは、

・ファイル名の付け方

・入力してはいけない項目

・店舗側への確認が必要なケース

・作業完了の報告方法

・エラーが出たときの対応

などです。

「作業が終わった状態」を具体的に伝えておくと、完成後の確認や修正を減らしやすくなります。

最初から大量に依頼せず、まずは少ない件数で試し、完成した内容を確認してから件数を増やすと安心です。

3．権限と情報の取り扱いを決める

外注する作業によっては、RMSや店舗の管理情報に触れることがあります。

作業に必要のない権限まで渡すと、誤操作や情報管理のリスクが高くなります。

必要な権限だけを付与し、個人情報を含むデータの保存場所や共有方法、作業後の削除方法も決めておきましょう。

また、

・商品の価格変更

・商品の削除

・販売中の商品を倉庫へ移動する作業

・お客様情報を使用する作業

など、店舗への影響が大きい操作は、店舗側の確認後に実行するルールにしておくことが大切です。

外注契約が終了したときは、アカウントや権限の削除も忘れずに行いましょう。

まとめ｜外注する前に判断基準を整理しよう

運営業務を外注する前に決めたいことは、次の3つです。

・任せる作業の範囲を決める

・作業手順と完成条件を伝える

・権限と情報の取り扱いを決める

外注は、作業を丸ごと任せればうまくいくものではありません。

依頼する作業と店舗側で判断する内容を最初に整理することで、確認や修正にかかる時間を減らしやすくなります。

まずは、毎週繰り返している業務の中から、手順を決めやすい作業をひとつ選んでみましょう。

私は楽天市場の店舗運営に約25年携わり、商品登録や在庫更新など、さまざまな運営業務の整理と改善を経験してきました。

「外注したいけれど、どの作業から任せればよいかわからない」という方へ。

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