同じ問い合わせに、何度も答えるのをやめた話

まず、結論から書きます。

同じ問い合わせに、何度も答えていませんか。

「だいたいいくらですか」「どこまで来てくれますか」「納期はどれくらいですか」。答えは決まっているのに、来るたびに一から書いている。小さい会社ほど、これを社長か事務の方が抱えています。

私は社員を雇わずに会社を回しています。問い合わせの返事も、いまはAIが下書きを出します。私がするのは、出す前に一度読むことだけです。

■ 返信を速くするより、来る数を減らす

ここが一番の勘違いだと思います。

返信の文例集を作っても、返信する回数は変わりません。減らすなら、聞かれる前に答えを置くしかない。

サイトに「よくあるご質問」を8問ほど並べる。それだけで、同じ問い合わせは目に見えて減ります。

■ どの8問を選ぶか

ここは想像で決めません。実際に来ている問い合わせを見て、多い順に並べるだけです。

そして、答えを書くときの材料は、その会社のサイトに書いてあることだけを使います。想像で足した数字や条件は入れない。ここを守らないと、あとで話が食い違います。

■ それでも来る分は

ゼロにはなりません。個別の事情がある問い合わせは必ず残ります。

そこはAIに下書きを出させて、人が読んでから出す。判断と、値段と、断るかどうかは、これからも人の仕事です。

■ 次の一歩

いま一番多く来ている質問を、1つだけ思い出してみてください。それが最初の1問です。

ここまで読んで、いまはその時期ではないと思われたら、それで結構です。

それでは、ご連絡をおまちしております。