月末の集計を、手で足し合わせるのをやめた話

まず、結論から書きます。

月末に、現場ごとや店舗ごとの数字を手で足し合わせていませんか。

現場ごとにエクセルが分かれていて、月末にそれを開いて、合計して、並べ替えて、グラフを作り直す。翌月にはまた同じことをする。

ここは、人がやる意味がほとんどありません。

私は社員を雇わずに会社を回しています。集計は、いまはAIが出します。私がするのは、数字が合っているかを最後に見ることだけです。

■ AIに渡せたのは、ここまで

・現場ごとに分かれた表を、月末に手で足し合わせる作業

・工種別、取引先別に並べ替えて数える作業

・月をまたいだときの集計のやり直し

・グラフを毎月作り直す作業

■ 人が持つべきなのは、ここ

・数字が合っているかを最後に見ること

・どの現場が赤いかを判断すること

・取引先との交渉

集計は作業ですが、赤字の現場をどうするかは判断です。ここは渡せません。

■ 列の名前が違っても動く

よくある心配が「うちのエクセルは列の並びが独特だから」です。

そこは合わせて作ります。列名が違っても読めるようにしておけば、毎月コピーして貼るだけで集計に変わります。

■ 次の一歩

いまお使いの集計表を、1枚だけスマホで撮る。それだけで、御社の形に寄せられます。

月末に何時間かかっているかを数えたことがない方が多いのですが、一度だけ計ってみると判断が早くなります。

ここまで読んで、いまはその時期ではないと思われたら、それで結構です。

もし1つだけ動かしてみたい作業があれば、こちらでお受けしています。

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それでは、ご連絡をおまちしております。