見積書を手で打つのをやめた日に、何が残ったか

まず、結論から書きます。

見積書を作る作業は、ほとんどが「打ち直し」です。社名、住所、振込先。前に出したものからコピーして、日付を直して、品名を入れて、単価を思い出して、小計と消費税を計算する。

この中で、人でなければできないことは1つしかありません。いくらで出すか、です。

私は社員を雇わずに会社を回しています。見積書も請求書も、いまは全部AIが出しています。私がするのは、値決めと、検品だけです。

■ AIに渡せたのは、ここまで

・社名、住所、振込先を毎回打ち直す作業

・品名から単価を思い出す作業

・小計、消費税、合計の計算と、桁の確認

・見積番号と請求番号の管理（月ごとに自動で連番になります）

・見積書と請求書を別ファイルで持つ作業（1枚で切り替わります）

■ 人が持つべきなのは、ここ

・いくらで出すか（値決めは渡せません）

・その案件を受けるかどうか

・出す前に一度読むこと

この線引きが、たぶん一番大事なところです。全部AIにやらせようとすると失敗します。値段を決めるのは、これからも人の仕事です。

■ 「うちのは特殊だから」について

よく言われます。実際、特殊です。会社ごとに、品名の呼び方も、消費税の丸め方も、振込先の書き方も違います。

だからこそ、汎用のひな形では合いません。合わせて作るしかない。

そして、合わせるための材料は、たいてい1枚で足ります。いまお使いの見積書を、スマホで1枚撮る。それだけです。列の並びも、書き方の癖も、そこに全部写っています。

■ どこから始めるか

「AIを導入する」と考えると、何から手をつければいいか分からなくなります。

そうではなくて、いま一番手が止まっている作業を1つだけ選ぶ。それでいいと思います。見積書でも、問い合わせの返事でも、月末の集計でも構いません。1つ動くと、次に何を渡せばいいかが自分で分かるようになります。

ここまで読んで、いまはその時期ではないと思われたら、それで結構です。

もし1つだけ動かしてみたい作業があれば、こちらでお受けしています。

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それでは、ご連絡をおまちしております。