Googleフォームの回答を集計する前に、決めておくと後で作り直さずに済む3つのこと

Googleフォームは、作るのは簡単です。手が止まるのは、回答が溜まりはじめてからです。

回答は1枚のシートに、送信された順に積み上がっていきます。種類の違う問い合わせも、担当の違う申込も、全部同じ場所に混ざります。そこから毎回、目で見て仕分けている。これが実際にいちばん時間を取られる作業です。

自動化そのものは難しくありません。ただ、先に決めていないと作り直しになる点が3つあります。

■ 1. 「何で分けるか」を、質問項目として持っているか

仕分けの条件は、回答の中に値として入っていなければ機械には見えません。

たとえば「急ぎの問い合わせだけ別にしたい」と後から思っても、フォームに緊急度を聞く項目がなければ、本文から推測するしかなくなります。そうなると自動化の精度は落ち、結局は目で見ることになります。

分けたい単位（担当・種別・エリア・緊急度）は、そのまま選択式の質問項目として持たせておきます。自由記述ではなく選択式にするのは、表記ゆれで一致しなくなるのを避けるためです。

■ 2. 分け先が「増える」のか「決まっている」のか

ここを取り違えると、作り直しになります。

・決まっている場合（例：3つの部署で固定）

　→ シートをあらかじめ用意して、そこへ振り分ける形にできます

・増えていく場合（例：案件ごと、月ごと）

　→ シートを自動で作る処理が要ります

後者を前提にしておけば前者も動きますが、逆はできません。「今は3つだけど増えるかも」なら、増える前提で組んでおくほうが安全です。

■ 3. 元のシートを残すか、動かすか

回答シートから別シートへ「移す」設計にすると、元のシートは常に空に近くなります。一覧性は上がりますが、フォームの回答とスプレッドシートの対応が崩れます。後から「この回答はいつ来たのか」を追うのが難しくなります。

回答シートはそのまま残し、別シートへ「写す」設計にしておくほうが、後戻りできる分だけ安全です。容量が問題になるほど溜まるのは、かなり先の話です。

■ 補足：件数の集計は、仕分けができていれば後からどうにでもなる

「今月は何件か」を数えるのは、仕分けさえできていれば関数1つで済みます。先に決めておくべきなのは集計の形ではなく、分け方のほうです。

集計表を先に作り込んでから分け方を変えると、集計表も作り直しになります。

■ トリガーについて（つまずきやすい点）

回答のたびに動かすには「フォーム送信時」のトリガー設定が必要です。これはスクリプトを書いた人ではなく、スプレッドシートを持っている人のGoogleアカウントで承認する必要があります。

外部の人にコードだけ作ってもらう場合、この承認は自分で行うことになる、という点は先に知っておくと戸惑いません。

■ まとめ

・分けたい単位は、選択式の質問項目として先に持たせる

・分け先が増えるかどうかを先に決める。増える前提で組めば両方動く

・回答シートは残して「写す」。移すと後から追えなくなる

・集計の形は後からでいい。先に決めるのは分け方

フォームの自動化でやり直しになるのは、たいてい処理の書き方ではなく、この4点を決めずに作りはじめたときです。