Googleフォームの申込み、毎回手で返信していませんか？自動返信する3つの方法

Googleフォームで申込みや問い合わせを受け付けていて、「受け付けました」のメールを毎回手で送っていませんか？

この記事では、Googleフォームで申込者に自動でメールを送る方法を3つに整理して、それぞれの向き不向きを紹介します。

最後に、私がココナラで提供している有料サービスについても紹介します。

■ 1. 標準機能：回答のコピーを送る

Googleフォームには、回答者に「回答のコピー」をメールで送る設定があります。

・手軽に使える

・回答内容の控えを自動で送れる

・件名や本文を自由に書き換える用途には向いていない

「お申し込みありがとうございます。次のご案内は…」のように、自分で決めた文章のメールを送りたい場合には別の方法が必要です。

■ 2. アドオン（拡張機能）を使う

Googleフォームに追加できるアドオンの中には、件名や本文を設定して自動返信メールを送れるものがあります。

・ノーコードで設定できる

・自分でメール文面を設定できるものがある

・サービスによって機能や送信件数などに制限がある

通知先を複数人にしたい、記録方法を細かく決めたい、といった場合は、利用するアドオンで対応できるか事前に確認が必要です。

■ 3. Google Apps Script（GAS）で作る

Googleフォームの回答が送信されたときにプログラムを動かして、

・申込者への受付完了メール

・スプレッドシートへの記録

・管理者への新規申込み通知

などをまとめて自動化する方法です。

文面や宛先、記録方法などを比較的自由に設定できます。

また、この仕組み自体のために別途月額サービスを契約せず構成することもできます。

※Google側の利用環境・料金等は別です。

一方で、最初の設定では少し分かりにくい部分もあります。

・フォーム送信をきっかけに動かす「トリガー」の設定

・Googleアカウントでの権限の承認

・申込者のメールアドレスを取得する方法の設定

などが必要です。

■ メール送信数には上限があります

Google Apps Scriptにはメール送信の上限があります。

記事作成時点で確認したGoogleの公開情報では、メールの受信者数は、

無料のGoogleアカウント：1日100受信者

Google Workspace：1日1,500受信者

となっています。

例えば、1件の申込みにつき「申込者」と「管理者」の2宛先へメールを送る場合、ほかにこの送信枠を使用する処理やエラー通知などがなければ、無料アカウントでは単純計算で1日約50件が目安になります。

これは実際の運用件数を保証するものではありません。

■ どの方法を選べばいい？

【件数が少なく、回答内容の控えが届けばいい】

→ Googleフォームの標準機能

【自分で設定したい・メール文面を変更したい】

→ アドオン

【返信・記録・管理者通知までまとめて自分の形にしたい】

→ Google Apps Script（GAS）

【申込み件数が多い】

→ Google Workspaceや専用フォームサービスなども含めて比較

■ 「自分で設定する」以外の方法

自分で設定する時間がない、承認やトリガーの設定が不安、という場合は、設定そのものを依頼する方法もあります。

私がココナラで提供している「Googleフォーム受付の自動返信と通知を作ります」では、

・Googleフォームの作成・調整

・スプレッドシートへの記録

・申込者への受付完了メール

・管理者への新規申込み通知

・動作テスト

まで対応しています。

予約の確定・空き枠管理・決済・LINE連携などは対象外です。

用途や1日の想定件数がサービスに合うか分からない場合は、購入前にココナラのメッセージからご相談ください。

※この記事の数字・仕様は記事作成時点で公開されている情報をもとにしています。Google側の仕様や上限は変更される可能性があるため、実際に設定・運用する際は最新情報をご確認ください。