フォームの受付を1件ずつ書き写していませんか？GASで自動化すると何が楽になるか

予約や問い合わせをGoogleフォームで受けている、というお店や事務所は多いと思います。

でも、その先はどうでしょうか。

・届いた回答を、管理用の表に1件ずつ書き写している

・新しい受付に気づくのが遅れて、返事が次の日になる

・「受け付けました」のメールを、1通ずつ手で送っている

1件なら数分です。

でも、毎日・毎月続くと、けっこうな時間になります。

うっかりの書き漏れも起きやすくなります。

この記事では、Googleフォームとスプレッドシートに「GAS（Google Apps Script）」を足すと、どこが楽になるのかを、見本の画面でご紹介します。

■ まず、フォームだけでできること

先に、GASを使わなくてもできることをお伝えします。

・回答を、スプレッドシートに自動でためる

・新しい回答が来たら、自分あてに「回答がありました」というお知らせを受け取る

・回答した方に、回答内容のコピーを送る（メールアドレスを集める設定にした場合）

これで足りるなら、GASは要りません。

まずは、フォームの設定を一度見直してみてください。

困るのは、次のようなときです。

・お知らせに中身が書かれていないので、毎回フォームを開いて確認している

・回答がたまる表と、実際に使っている管理表が別で、結局書き写している

・回答した方へのメールを、お店の言葉で書きたい（持ち物、キャンセルの連絡方法など）

ここから先が、GASの出番です。

■ GASを足すと、どう変わるか

見本として、「フォーム受付の自動通知」を作りました。

お名前やメールアドレスは、すべて架空のものです。

① 届くとすぐに、管理用の一覧へ追加

フォームが送られると、使いやすい形の一覧に1行ずつ追加されます。

受付の番号や日時、「対応済み」にチェックを入れる列も、最初から用意できます。

手で書き写す作業は、要らなくなります。

② 中身つきの通知メールが届く

お店の方には、「何を・誰が・いつ」申し込んだかが書かれたメールが届きます。

メールを見るだけで内容がわかるので、フォームを開き直す手間がなくなります。

スマホで見ても読みやすいように、短くまとめています。

③ お客様には、お店の言葉で自動返信

申し込んだ方には、「受け付けました」のメールが自動で届きます。

文面は、お店に合わせて決められます。

たとえば、当日の持ち物や、変更・キャンセルのときの連絡方法を入れておけます。

■ 自動化で楽になること・変わらないこと

楽になること

・書き写しの時間と、書き漏れ・打ち間違い

・受付に気づくまでの時間

・「受け付けました」のメールを送る手間

変わらないこと

・お客様への個別のお返事や、日程の調整

・ダブルブッキングの判断などは、人が見て決める必要があります

「全部を自動にする」より、「毎回同じ手順のところだけ任せる」ほうが、あとで困りにくいです。

■ 使う前に知っておきたいこと

・Googleアカウントがあれば、追加の料金はかかりません（無料のアカウントでも動きます）

・無料のアカウントでは、GASから送れるメールは1日100人（宛先の人数）までです。お店への通知とお客様への自動返信を両方送ると、1件の受付で2人分と数えます。受付が1日に数十件くらいまでの使い方に向いています

・最初に1回、「このコードに使ってよいか」の承認と、自動で動かす設定（トリガー）が必要です。どちらも、あなたのGoogleアカウントでご自身で行います

・フォームの質問を増やしたり、並べ替えたりしたときは、コードも合わせて直す必要があります

■ 自分で作るのが大変なときは

ココナラで、フォーム受付の自動化など、GAS・スプレッドシートの自動化を出品しています。

今回ご紹介したうち「一覧への追加＋通知メール」は、基本料金（3,000円）の範囲でご相談いただける内容です。

・コードはコメントつきで開示し、設置の手順書と操作説明書をおつけします

・パスワードやスプレッドシートの共有は不要です

・正式な納品の前に2日間の確認期間があり、あなたのシートで動かして確かめていただけます

自動返信を足すかどうかなど、内容によって総額が変わるため、ご購入の前にメッセージでご相談ください。

今の表の項目名の一覧だけでも大丈夫です（お客様のお名前などは不要です）。

やりとりはすべてココナラのメッセージで行います。