「問題の原因はデータではなくデータの流れにある」

前回のブログでは、「なぜ月次レポート業務は属人化しやすいのか」というテーマでお伝えしました。

なぜ月次レポート業務は属人化しやすいのか

その中で、

・担当者しか集計ルールを知らない

・上司は結果だけを求めており、作成プロセスを把握していない

・Excelファイルが複雑化している

・元データの保存場所が分からない

・レポート作成の目的が共有されていない

・マニュアルが整備されていない

といった要因について触れました。

しかし、業務改善を進める中で私が感じるのは、それらは結果として表れている問題であり、本当の原因は別のところにあることが多いということです。

私は、

「問題の原因はデータではなく、データの流れにある」

と考えています。

レポートは何のために作るのか

月次レポートは多くの場合、

「売上をまとめてほしい」

「実績を集計してほしい」

という依頼から始まります。

依頼された担当者は、一生懸命データを集計し、グラフを作り、レポートを完成させます。

しかし、少し立ち止まって考えてみたいことがあります。

そもそもレポートは何のために作るのでしょうか。

売上や実績を確認するためでしょうか。

もちろんそれもあります。

しかし私が考えるレポートの本当の目的は、

「今後の方針を決定するための情報を提供すること」

です。

データはどこから来るのか

レポートを作るためにはデータが必要です。

そして、そのデータはどこかで作られています。

例えば、

・基幹システム

・営業管理システム

・顧客管理システム

・代理店からのデータ

・Excelファイル

などです。

ここで重要なのは、

「データそのもの」ではなく、

「データがどのように作られ、どのように流れているか」

です。

例えば、

代理店

↓

CSVファイル

↓

担当者が加工

↓

Excel集計

↓

レポート作成

という流れがあったとします。

問題が発生した場合、多くの人はレポート側で修正しようとします。

しかし本当に確認すべきなのは、

・どこでデータが作られたのか

・どこで加工されたのか

・どこで間違いが発生したのか

というデータの流れです。

バンドエイド改善になっていないか

 問題が発生すると、

・Excelで手修正する

・チェック工程を追加する

・注意喚起する

・マクロを追加する

といった対策を行うことがあります。

これらは必要な場合もありますが、多くの場合は問題が発生した後の対処です。

私はこれを「バンドエイド改善」と考えています。

傷口に絆創膏を貼ることはできます。

しかし傷ができる原因が残っていれば、また同じ問題が発生します。

業務改善において重要なのは、

「問題が発生している場所ではなく、問題が生まれている場所を見つけること」

だと思っています。

データの流れが見えると景色が変わる

データの流れを理解すると、

・どこからデータを取得するのか

・どのような形式で保存されているのか

・どのデータを結合する必要があるのか

が見えるようになります。

すると、

「毎月レポートを作る」

という発想から、

「常に最新情報を見られる仕組みを作る」

という発想に変わります。

私が業務改善に興味を持ったのは、ルーチンワークを簡単にしたかったからです。

そして、そこで生まれた時間を、

・顧客とのコミュニケーション

・市場調査

・新製品の企画

・スキルアップ

・家族との時間

など、自分にとって本当に大切なことに使いたいと考えたからです。

そのため、レポート作成を依頼されるたびに、

「レポート作成に多くの時間が取られるのであれば、もっと効率的な方法はないだろうか？」

と考えるようになりました。

そして最終的には、

「二度と同じレポートを手作業で作らなくて済む仕組みは作れないか？」

という発想につながっています。

もちろん、すべてのレポートが自動化できるわけではありません。

しかし、その視点を持つことで、

・データの流れ

・業務の流れ

・情報の流れ

が見えるようになり、より良い改善策を考えられるようになったと感じています。

まとめ

業務改善では「データが悪い」と言われることがあります。

しかし実際には、

・データがどこで作られているのか

・誰が入力しているのか

・どこで加工されているのか

・誰が利用しているのか

という流れが理解されていないことが問題である場合が少なくありません。

私は、

「問題の原因はデータではなく、データの流れにある」

ことが多いと考えています。

月次レポート改善を考える際は、レポートそのものだけでなく、その元となるデータがどのように流れているのかを見てみると、新しい発見があるかもしれません。

そして何より、業務改善によって生まれた時間を、自分にとって本当に大切なことに使えるようになることが、最も大きな価値だと思っています。