読めない打刻を、推測で埋めない理由

紙のタイムカードをデータにするとき、

一番困るのは、

「まったく読めない」

ときではありません。

むしろ怖いのは、

「8:00にも8:30にも見える」

のような、

それらしい数字が出てしまうときです。

空欄なら、人は確認します。

でも、

もっともらしい時刻が入っていると、

そのまま正しい数字として使われる可能性があります。

だから私は、

読めない打刻を無理に埋めないようにしています。

 実際に使ってもらうと、「数字を読む」だけでは足りませんでした

紙のタイムカードを画像やPDFから読み取り、

CSVへ変換する仕組みを作っています。

最初は、

出勤時刻と退勤時刻を正しく読み取れるか

に目が向いていました。

でも実際の帳票を扱うと、

問題はそれだけではありません。

たとえば、

1枚の画像の中に、

2〜3人分のタイムカード

が写っていることがあります。

画像そのものは読めている。

時刻もそれらしく取り出せている。

それでも、

本当は3人いるのに、

1人分しかデータになっていなければ、

その1人の数字が正しくても結果としては使えません。

そこで、

「時刻が読めたか」だけではなく、

そもそも何人分のカードがあるのか

も確認するようにしました。

「あり得る数字か」も確認します

もう一つ、

時刻そのものがそれらしく見えても、

帳票のルールと合わない場合があります。

たとえば現在扱っているカードでは、

休憩の打刻は最大で**2組**までです。

それなのに、

読み取り結果として3組以上出てきたら、

その数字をそのまま採用しません。

「AIがそう読んだから正しい」

ではなく、

帳票の仕様上、それはあり得るのか

を別に見ます。

同じように、

日付と曜日が合わない。

対象人数がいつもより少ない。

日付の並びがおかしい。

こうした場合も、

無理に正解を作るのではなく、

「要確認」として人に戻します。

間違った数字を入れるくらいなら、空欄の方がいい

自動化すると、

全部埋まっている方が完成度が高く見えます。

でも給与や勤怠に使うデータでは、

私は逆だと思っています。

分からないものを、

「たぶんこれだろう」

で埋めると、

その後の計算では普通の数字として扱われます。

すると、

読み取り時点の小さな推測が、

給与計算や勤怠集計まで進んでしまいます。

それなら、

「ここは分からなかった」

と残して、

原本を1か所確認する方が安全です。

100件すべてを人が入力するのではなく、

90件はそのまま使えて、

怪しい10件だけ人が確認する。

私が目指しているのは、

そんな使い方です。

自動化する範囲と、人に戻す範囲を決めています

紙のタイムカードをCSVへ変換するときは、

読み取った結果をそのまま完成品とは考えていません。

私が確認するのは、

・ 時刻として不自然ではないか

・ 日付と曜日に矛盾がないか

・カードの人数が合っているか

・帳票上あり得ない打刻数になっていないか

・判断できない箇所が残っていないか

といった部分です。

そして、

判断できないところは推測で埋めず、

確認が必要な箇所として残す。

全部を自動で決めることより、

「ここだけ見ればいい」

という状態まで絞る。

紙の勤怠をデータにするときは、

私はこの順で作業しています。

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私の画面では、

私の画面では9月8日までとなっています。

となっています。

以前から紙のタイムカードのデータ化を検討していた方は、

利用できる場合があります。

配布状況や対象条件はアカウントによって異なる可能性がありますので、

購入前にご自身のクーポン画面をご確認ください。

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