毎月同じExcelを作る。その作業、本当に毎回人がやる必要がありますか？

毎月、

同じファイルを開く。

同じ場所に数字を入れる。

店舗名や日付を変える。

保存して、次のファイルへ進む。

1件だけなら、それほど大きな仕事には見えません。

でも、これが10件、50件、100件と増えると、

「難しくはないけれど、ずっと時間を取られる仕事」

になります。

以前、私が扱った業務では、

月160本を超えるExcelファイル

を作成・配布する必要がありました。

1本5分でも、160本なら話が変わります

Excelの転記作業は、

一つひとつを見ると単純です。

元データを確認する。

必要なセルへ入力する。

計算結果を確認する。

名前を変えて保存する。

でも仮に1本5分としても、

160本なら800分です。

もちろん実際の作業時間は、

ファイルの内容や確認方法によって変わります。

ただ、

件数が増えるほど「1件あたりは短いから」という感覚が通用しなくなる

のは同じです。

しかも、人が繰り返す以上、

入力位置を一つずらす。

前月の数字を残す。

保存先を間違える。

ファイル名を変え忘れる。

そんな小さなミスも起こります。

最初から「全部自動」にしたわけではありません

こういう作業を見ると、

すぐに

「全部自動化しよう」

となりがちです。

でも私は、まず作業を分けます。

・ 毎回まったく同じ処理

・条件によって変わる処理

・ 人が確認した方がよい処理

・ 間違ったときに止める必要がある処理

この4つです。

月160本を超えるExcelを扱ったときも、

単純にファイルを大量生成することだけを目的にはしませんでした。

データを入れる。

再計算する。

保存する。

配布する。

その流れの中で、

計算が正常に終わっていなければ、そのまま配布しない

という止め方も入れました。

大量処理は便利です。

でも、間違った数字まで大量に配れば、

便利さがそのまま事故の大きさになります。

 自動化したいのは「判断」ではなく「繰り返し」

Excel業務を見ていると、

人がやった方がいい仕事と、

毎回人がやらなくてもいい仕事が混ざっています。

たとえば、

「この数字はおかしくないか」

を判断するのは人に残した方がよいことがあります。

一方で、

決まった場所へ数字を移す。

決まった名前で保存する。

決まった形式でファイルを作る。

こうした作業は、

条件が整理できれば仕組みに渡せます。

私がExcelの自動化で先に見るのは、

「何が面倒か」より、「毎回同じなのはどこか」

です。

同じところだけを先に切り出すと、

全部を作り直さなくても、

毎月の作業時間を減らせることがあります。

 Excelを捨てなくても、自動化できる場合があります

業務改善というと、

新しいシステムへ入れ替える話になりがちです。

でも、

すでに現場で使われているExcelがあり、

帳票としても定着しているなら、

それを残した方がよい場合もあります。

Excelそのものをなくすのではなく、

人が毎月繰り返している部分だけを自動化する。

私は、まずそこから考えています。

全部を変えるより、

今使えているものを残しながら、

「ここだけ人がやらなくていい」

を増やしていく。

毎月発生するExcel作業では、

この順の方が現場に入れやすいことがあります。

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