Excelで管理し続ける？システム化する？迷ったときに考えたいこと

「このExcel、そろそろ限界かも……」

仕事をしていると、そんな瞬間はありませんか？

ファイルがどんどん増えていく。

同じ内容を何度も入力している。

誰が最新のファイルを持っているのか分からない。

そして、

「この作業、○○さんしか分からない」

という状態になっている。

そんな時に出てくる選択肢の一つが「システム化」です。

でも私は、

Excelが大変になった＝すぐシステムを作る

ではないと思っています。

Excelは、実はかなり優秀

少人数で使う。

業務内容が頻繁に変わる。

データ量もそれほど多くない。

そんな仕事なら、Excelの方が安く、柔軟に対応できることもあります。

今使っているExcelを少し改善するだけで、十分使いやすくなるかもしれません。

既存のサービスを利用する方が安い場合もあります。

業務の流れそのものを少し変えるだけで解決することだってあります。

だから、まず考えたいのは、

「システムを作るかどうか」ではなく、「今、何に困っているのか」

だと思っています。

コストは「開発費」だけではない

システム化を考えると、どうしても気になるのが費用です。

「開発に100万円かかります」

と言われれば、高いと感じるのは当然です。

でも、ここで一度考えてみたいのが、今の作業にかかっているコストです。

例えば毎月、

入力する。

転記する。

数字を照合する。

資料を作る。

ファイルを保存する。

そんな繰り返し作業に10時間かかっているとします。

それを5時間減らせるなら、毎月5時間の人件費を抑えられる可能性があります。

1か月だけなら小さく見えても、1年、3年、5年と続けば大きな差になります。

さらに、入力ミスの修正や確認作業に使っている時間もあります。

つまり比べたいのは、

「システムにいくらかかるか」だけではなく、

「今の方法を続けたら、これからいくらかかるのか」

ということです。

人にしかできない仕事もある

ただ、ここで勘違いしたくないのが、

システム化＝人の仕事をなくすこと

ではないということです。

お客様と話す。

状況を見て判断する。

経験から「何かおかしい」と気づく。

新しいアイデアを考える。

人と人との間を調整する。

こうした仕事は、人だからこそできる部分がたくさんあります。

だから私は、

機械に任せられる仕事は機械に任せ、人の時間を「人にしかできない仕事」に戻す。

そんな考え方で業務改善を見ることが大切だと思っています。

「○○さんしか分からない」は、実は大切な資産かもしれない

もう一つ考えておきたいのが「属人化」です。

「このExcelは○○さんしか分からない」

「月末は△△さんが何かやって完成させている」

「トラブルが起きたら□□さんに聞けば分かる」

一見すると困った状態です。

でも、その人が長年の経験から身につけた判断基準や仕事の進め方そのものは、会社にとって大切な知的資産でもあります。

問題なのは、その知識が悪いことではありません。

その人の頭の中にしか残っていないことです。

異動や退職、長期のお休みなどでその人がいなくなった時、

「これ、どうやってたんだろう？」

となってしまう。

システム化や業務整理は、こうした人の中に蓄積された知識を見つけ、組織の中に残していく機会にもなると思っています。

何をシステム化して、何を人に残すのか

全部をシステム化すればいいわけではありません。

Excelで十分ならExcel。

既存サービスで解決できるなら既存サービス。

業務の流れを変えるだけで済むなら、それでもいい。

そして、それでも必要ならシステム化を考える。

大切なのは、

何を作るかだけではなく、何を作らないか。

そして、

何を機械に任せ、何を人に残すのか。

そこを整理することだと思っています。

システムを作ること自体が目的ではありません。

今の困りごとをできるだけ無理なく解決し、人が本当に力を使うべき仕事に時間を使えるようにする。

そのための方法の一つが、Excelの改善だったり、既存サービスだったり、システム化だったりするのだと思います。

「今のExcelを改善すればいいのかな？」

「そろそろシステム化した方がいいのかな？」

そんなところから考えてみるのも、業務改善の第一歩かもしれません。