伝わらない資料に共通する3つの特徴

「資料を作ったのに伝わらない」というとき、多くの人はデザインを直そうとします。でも、原因は見た目ではないことがほとんどです。

■ 特徴1｜1枚のスライドに主張が2つ以上ある

これが最も多い原因です。

「市場は伸びている。だから予算を増やしたい」を1枚に詰めると、聞き手はどちらを受け取ればいいか迷います。市場が伸びている話なのか、予算の話なのか。

1枚1メッセージが原則です。伝えたいことが2つあるなら、スライドを2枚に分けてください。枚数が増えることを恐れる必要はありません。1枚に詰め込んだ資料より、分かれている資料のほうが早く読めます。

見分け方は簡単で、そのスライドを一言で説明できるかどうかです。「これは市場規模の話です」と言えるなら大丈夫。「市場規模と、あと予算の話も」となったら分割してください。

■ 特徴2｜見出しが名詞で終わっている

「売上推移について」「今後の課題」。こうした見出しは、何の話かは分かりますが、何を言いたいかが分かりません。

見出しは文にしてください。

・売上推移について → 売上は3年連続で伸びている

・今後の課題 → 人手不足が最大の障壁になる

・アンケート結果 → 利用者の7割が価格に不満を持っている

こうすると、見出しだけを拾い読みしても話が通じます。忙しい相手ほど本文を読まないので、見出しだけで伝わる構造にしておくと強いです。

■ 特徴3｜結論が最後にある

起承転結で組み立てると、結論は最後になります。学校で習った書き方ですが、ビジネス資料では逆効果です。

途中で質問が入って時間切れになったり、相手が別の予定で退席したりすると、一番伝えたいことが伝わらないまま終わります。

結論を先に置いてください。冒頭で「予算を200万円追加したい」と言い切り、そのあとで理由と根拠を並べる。この順番なら、どこで中断されても要件は伝わっています。

■ 直す順番

もし手元に伝わらない資料があるなら、この順で見直してみてください。

1. 各スライドを一言で説明できるか確認する（説明できないものは分割）

2. 見出しを名詞から文に書き換える

3. 結論のスライドを前に移動する

デザインを触るのは、この3つが終わってからで十分です。逆に言えば、この3つを直さないままフォントや色をいじっても、伝わり方はほとんど変わりません。

■ 最後に

提案書・営業資料・セミナー資料の構成づくりを承っています。伝えたい内容とお相手をお聞かせいただければ、10枚分の構成案として、見出し・要点・図表の配置案まで整理してお渡しします。

すでにある資料の見直しでも構いません。ご相談だけでもお気軽にどうぞ。