「依頼する前に、どこまで準備すればいい？」資料作成を外注するときに伝えておきたいこと

PowerPointやWord、Excelなどの資料を作成するとき、「自分で作るには時間がかかる」「もう少し見やすく整えたい」と感じることはありませんか？

そんなとき、資料作成を誰かに依頼するという方法もあります。

ただ、実際に依頼しようとすると、何を準備すればよいのか迷うこともあると思います。

「内容がまとまっていないと依頼できないのかな？」

「手書きのメモしかないけれど大丈夫？」

「完成イメージをうまく説明できない」

こうした疑問を持つ方もいるのではないでしょうか。

資料作成を依頼する際には、最初からすべてを完璧に準備する必要はありません。

一方で、事前に伝えておくと、作業が進めやすくなる情報もあります。

今回は、資料作成を外注するときに、どのようなことを伝えておくとよいのかについて書いてみます。

完成した原稿がなくても、相談できる場合はある

資料作成を依頼するとき、「文章や構成をすべて完成させてからでないとお願いできない」と考える方もいるかもしれません。

もちろん、内容が整理されていれば、作業を進めやすくなることは確かです。

ただし、依頼先やサービスの内容によっては、箇条書きのメモや既存の資料をもとに、構成を整理するところから対応してもらえる場合もあります。

例えば、研修用のPowerPointを作成したいとします。

話したい内容は決まっているけれど、どの順番で説明すればよいのか分からない。

あるいは、以前使った資料はあるものの、情報が多すぎて整理できていない。

そのような場合でも、手元にある資料やメモを共有し、どこまで対応してもらえるのか相談することはできます。

ただし、文章の作成や内容の調査、構成の提案まで含まれるかどうかは、サービスによって異なります。

単にレイアウトを整える作業と、内容そのものを考える作業では、必要な時間も変わってきます。

そのため、今ある資料を整えてほしいのか、内容の整理から手伝ってほしいのかを伝えておくと、依頼内容が明確になりやすいと思います。

まず伝えたいのは「何のための資料なのか」

資料作成を依頼するとき、最初に考えておきたいのは、資料の目的です。

同じPowerPointでも、学会発表で使用するものと、社内研修で使用するものでは、適した構成やデザインが異なります。

例えば、学会発表では、限られた時間の中で研究の内容を理解してもらう必要があります。

一方、研修資料では、受講者が内容を理解し、実際の業務に活用できることが重要になる場合があります。

また、Wordで作成する資料でも、提出用の報告書なのか、繰り返し使用する業務マニュアルなのかによって、求められる形は変わります。

Excelであれば、情報を一覧で確認したいのか、データを入力・集計したいのかによって、必要な機能が異なります。

そのため、「PowerPointを20枚作ってほしい」という情報だけでは、資料の目的が十分に伝わらないことがあります。

「誰が使うのか」「どのような場面で使うのか」「何を伝えたいのか」

このあたりが分かると、資料の方向性を考えやすくなります。

細かいデザインを決める前に、まずは目的を共有することが大切だと思います。

完成イメージは、言葉だけで説明しなくてもよい

資料作成を依頼するとき、完成イメージをどのように伝えればよいのか悩むこともあると思います。

「シンプルにしてほしい」

「見やすくしてほしい」

「少しおしゃれな感じにしてほしい」

こうした表現でも、ある程度の方向性は伝わります。

ただ、「シンプル」や「見やすい」という言葉から想像するデザインは、人によって異なります。

例えば、文字を少なくして余白を広く取った資料をシンプルだと感じる方もいれば、装飾を減らして情報を整理した資料をシンプルだと感じる方もいます。

そのため、参考になる資料や画像があれば、共有しておくとよいと思います。

以前使用したPowerPointや、気に入っている資料のスクリーンショットなどでも構いません。

もちろん、参考資料とまったく同じものを作成できるとは限りませんし、著作権などにも配慮が必要です。

それでも、色使いや文字の大きさ、全体の雰囲気を共有するための参考にはなります。

完成イメージを言葉だけで正確に説明しようとするよりも、「この資料のような雰囲気にしたい」と具体例を示す方が伝わりやすい場合があります。

納期だけでなく、いつまでに確認したいかも大切

資料作成を依頼する際には、納期も重要です。

ただし、最終的な提出日や使用日だけを伝えるのではなく、いつまでに内容を確認したいのかも考えておくとよいと思います。

例えば、金曜日に研修で使用する資料を依頼するとします。

金曜日の朝に完成すればよいと思うかもしれません。

しかし、実際には完成した資料を確認し、内容に誤りがないかをチェックしたり、必要に応じて修正を依頼したりする時間も必要になります。

特に、専門的な内容を含む資料では、依頼者自身による内容確認が重要です。

また、依頼先によっては、修正対応に一定の時間が必要になる場合もあります。

そのため、最終的に使用する日だけでなく、確認や修正に使える時間も含めてスケジュールを考えておくと安心です。

依頼内容が複雑な場合には、最初に作業工程や確認のタイミングを相談しておくことも役立ちます。

料金が変わりやすいのは、どのような依頼？

資料作成の料金は、単純にページ数やスライド枚数だけで決まるとは限りません。

例えば、同じ10枚のPowerPointであっても、すでに内容が完成している資料のデザインを整える作業と、メモから構成を考えて資料を作成する作業では、必要な時間が異なります。

また、図表の作成や画像の加工、データの入力、専門的な内容の確認などが必要になる場合もあります。

WordやExcelでも同じです。

文字の配置を整えるだけなのか、表を作り直す必要があるのか、関数や集計機能を設定するのかによって、作業内容は変わります。

そのため、依頼する前に、どのような作業を希望しているのかをできるだけ具体的に伝えておくと、見積もりの認識違いを減らしやすくなります。

また、修正回数や納品形式についても、事前に確認しておきたいところです。

完成したPDFだけが必要なのか、後から自分で編集できるPowerPointやWord、Excelのファイルが必要なのか。

この違いも重要です。

依頼後のトラブルを避けるためにも、何をどこまでお願いしたいのか、どのような状態で納品してほしいのかを共有しておくことが大切だと思います。

分からないことは、依頼前に相談してみる

ここまで、資料作成を依頼する際に伝えておきたいことを紹介してきました。

ただ、最初からすべてを整理して伝えなければならないわけではありません。

そもそも、何を依頼すればよいのか分からないこともあると思います。

例えば、「今ある資料を見やすくしたいけれど、どこを修正すればよいのか分からない」という場合です。

このようなときは、まず現在の資料の状態や困っていることを伝え、どのような対応が可能なのか相談してみる方法もあります。

一方で、依頼先が対応できる範囲には違いがあります。

専門的な内容の正確性の確認や、新たな情報の調査、文章の作成などは、すべての資料作成サービスに含まれているわけではありません。

また、機密情報や個人情報を含む資料を共有する場合には、所属先の規程や情報管理のルールを確認する必要があります。

相談の段階では、必要以上の情報を送らず、まず対応範囲を確認することも大切です。

依頼する側と作成する側が、お互いに作業内容を理解できる状態にすることが、納得のいく資料作成につながると思います。

最後に

資料作成を外注するとき、最初から完璧な原稿や完成イメージを用意する必要はありません。

ただし、資料の目的や使用する場面、希望する納品形式、納期などを伝えておくことで、作業を進めやすくなります。

また、参考資料があれば共有し、どこまで対応してもらえるのかを事前に確認しておくことも大切です。

資料作成を依頼することは、単に作業を任せることだけではありません。

自分が作りたいものや、困っていることを整理する機会にもなると思います。

「何を準備すればよいのか分からない」という段階でも、まずは相談してみる。

そこから、必要な作業や進め方が見えてくることもあります。

無理に一人ですべてを整えようとせず、目的に合った方法を考えていきたいところです。

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