「全部大事だから削れない」は危険？スライドで情報の優先順位をつける方法

PowerPointで資料を作っていると、

「これも大事だから入れたい」

「この説明も必要」

「このデータも見せたい」

と、どんどん情報が増えていくことがあります。

そして最後には、

「全部大事だから削れない」

という状態になってしまう。

でも、実はこの状態になると、見る側には

「結局、何が一番大事なの？」

と伝わりにくくなることがあります。

今回は、スライドで情報の優先順位をつける考え方についてお話しします。

「大事な情報」と「載せたい情報」は同じではありません

資料を作る側は、内容をよく知っています。

そのため、

「これは背景として必要」

「この数字も重要」

「この注意点も入れたい」

と考えます。

もちろん、どれも意味のある情報です。

ただ、

意味がある情報＝そのスライドに載せるべき情報

とは限りません。

スライドには限られたスペースがあります。

さらに、見る側が一度に理解できる情報量にも限界があります。

そのため、

「載せたいか」ではなく、「今ここで見せる必要があるか」

で考えることが大切です。

まず「この1枚で一番伝えたいこと」を決める

スライドを整理するときに、最初に考えたいのが、

「この1枚で、一番伝えたいことは何か？」

です。

例えば、

「A群はB群より高かった」

ことを伝えたいスライドなら、

そのメッセージが一番目立つようにします。

そこに、

背景説明、

細かい数値、

追加分析、

考察、

注意点

まで全部入れてしまうと、

一番伝えたい内容が埋もれてしまいます。

「なくても説明できる情報」は口頭に回す

発表資料の場合、

すべてをスライドに書く必要はありません。

例えば、

詳しい背景説明、

補足的な理由、

細かい解釈

などは、

発表者が口頭で補うことができます。

スライドは、

話す内容を全部書く場所ではなく、理解を助ける場所

と考えると整理しやすくなります。

詳細データは別スライドでもいい

「削る」というと、

情報を捨てるように感じるかもしれません。

でも、

必要な情報を別スライドに移すだけでもよいのです。

例えば、

1枚目では主要結果だけを示す。

次のスライドで詳細データを示す。

補足資料に細かい表を載せる。

このように分ければ、

情報を失わずに、見やすさも保つことができます。

削る＝捨てる、ではありません。

タイトルを見るだけで役割が分かるか？

情報の優先順位を考えるとき、

タイトルも重要です。

例えば、

「結果」

というタイトルだけでは、

そのスライドで何を伝えたいのか分かりません。

一方で、

「A群はB群より○○が高かった」

とタイトルに書けば、

見る側はすぐに、

「このスライドで何を見ればいいのか」

が分かります。

タイトル自体を、

そのスライドの結論

として使う方法もあります。

同じ重要度の情報ばかりにしない

スライドの中で、

全部を太字、

全部を大きな文字、

全部を色付き

にすると、

どこが重要なのか分からなくなります。

これは情報量だけでなく、

見た目の優先順位

にも関係します。

一番大事な部分は大きくする。

次に大事な部分は少し小さくする。

補足はさらに控えめにする。

こうして差をつけることで、

見る側の視線を誘導できます。

「全部大事」は、実は整理できていないサインかもしれません

資料を作っていて、

「全部大事だから削れない」

となったとき、

少し立ち止まってみてください。

本当に全部が同じ重要度でしょうか？

多くの場合、

優先順位がまだ整理できていないだけかもしれません。

例えば、

絶対に覚えてほしいこと。

できれば理解してほしいこと。

余裕があれば知ってほしいこと。

この3段階に分けてみるだけでも、

必要な情報が見えやすくなります。

私が迷ったときに使う考え方

スライドに何を残すか迷ったとき、

私は、

「この1枚から、一つだけ覚えてもらうなら何？」

と考えるようにしています。

もし答えがすぐ出るなら、

その内容を中心にスライドを作ります。

逆に、

一つに決められない場合は、

もしかすると1枚に情報を入れすぎているかもしれません。

その場合は、

スライドを分けることも考えます。

1枚に収めることが正解ではありません

資料作成では、

「できるだけ枚数を減らしたい」

と思うことがあります。

でも、

情報を詰め込んで1枚にするより、

2枚に分けた方が分かりやすいこともあります。

例えば、

1枚目で結果。

2枚目で解釈。

この方が、

見る側は順番に理解できます。

枚数を減らすことより、理解しやすい流れを作ること

の方が大切です。

「足す」より「残す」を考える

資料を作っていると、

「ここに何を足そう？」

と考えがちです。

でも、ある程度情報が揃ったら、

今度は、

「何を残すか」

を考えてみましょう。

何を足すかではなく、

何を残すか。

これだけで、資料の見え方はかなり変わります。

まとめ

スライドに情報を詰め込みすぎてしまうと、

見る側は、

何が重要なのか分からなくなります。

大切なのは、

全部を載せることではなく、優先順位をつけること。

意識したいのは、

この1枚で何を一番伝えたいのか

今ここで見せる必要がある情報か

口頭で補える内容ではないか

詳細は別スライドに回せないか

タイトルだけで役割が分かるか

重要度に差をつけられているか

という点です。

そして迷ったら、

「この1枚から、一つだけ覚えてもらうなら何？」

と考えてみてください。

その答えが、

そのスライドで一番目立つ場所にある。

それだけでも、伝わりやすさはかなり変わります。

「全部大事だから削れない」

となったときこそ、

削るのではなく、

優先順位を整理するタイミング

なのかもしれません。

資料を作っていて、

「情報が多すぎてまとまらない」

「何を残して何を削ればよいか分からない」

「内容はあるのに見やすいスライドにならない」

といった場合には、

内容整理からスライド作成までサポートしています。

関連記事

文字を減らせば見やすくなる？本当に伝わるスライドの文字量

「文字を大きくすれば見やすい？」スライドは“文字サイズ”だけでは決まりません