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「見出しを付ければ整理できる？」伝わる資料は“階層”で考えます
記事学び
PowerPointや講義資料を作っていると、
「見出しを付ければ、分かりやすくなるかな」
と思うことがあります。
もちろん、見出しは情報を整理するうえでとても大切です。
でも、
見出しを付けるだけで、資料が整理されるとは限りません。
大切なのは、
どの情報が一番大事で、どれが補足なのか
を見る側に伝えることです。
今回は、資料を分かりやすくするための「情報の階層」についてお話しします。
全部同じ大きさだと、どこから見ればいいか分からない
例えば、1枚のスライドに、
タイトル
見出し
本文
補足
注意書き
があるとします。
これらがすべて同じ文字サイズ、同じ太さ、同じ色だったらどうでしょうか。
内容は整理されていても、
見る側には、
「どこが一番重要なの？」
と伝わりにくくなります。
資料では、内容だけでなく、
見た目でも情報の優先順位を示す
ことが大切です。
タイトル・見出し・本文にはそれぞれ役割があります
資料を整理するときは、
それぞれの役割を分けて考えると分かりやすくなります。
例えば、
タイトル
このスライドで何を伝えるのか。
大見出し
内容のまとまりを示す。
小見出し
さらに細かい項目を整理する。
本文
具体的な説明を書く。
補足
必要な情報だけ追加する。
というように、
それぞれに役割があります。
全部を同じように見せるのではなく、
役割に合わせて見せ方を変える
ことで、資料の流れが伝わりやすくなります。
見出しが多すぎても読みにくくなります
整理しようとして、
見出しをどんどん増やしてしまうこともあります。
大見出し。
中見出し。
小見出し。
さらにその下に小さな見出し。
ここまで増えると、
今度は、
「どの見出しがどの内容につながっているのか」
が分かりにくくなります。
資料では、文章のように細かく階層を作るよりも、
できるだけシンプルにした方が見やすいことがあります。
「主役」と「補足」を分ける
1枚のスライドの中にも、
主役になる情報と、
それを支える情報があります。
例えば、
「A群はB群より高かった」
という結果が一番伝えたい内容なら、
そこを大きく見せます。
具体的な数値や条件などは、
少し控えめに配置します。
すると見る側は、
まず主役を理解して、
その後に詳細を確認できます。
これが情報の階層です。
文字サイズだけで階層を作らなくてもいい
情報の階層というと、
「大事な文字を大きくする」
と思うかもしれません。
もちろん、それも方法の一つです。
でも、
太字
色
余白
配置
枠
行間
などでも階層を作ることができます。
例えば、
タイトルと本文の間に余白を取る。
重要な内容だけ太字にする。
補足情報は薄い色にする。
こうした工夫でも、
「これは重要」
「これは補足」
という違いを示すことができます。
余白も階層を作るために使えます
以前、余白についての記事でも触れましたが、
余白は単なる空いている場所ではありません。
例えば、
見出しのすぐ下に本文を詰め込むより、
少し余白を取る。
すると、
「ここから新しい内容が始まる」
と分かりやすくなります。
逆に、
関係する情報同士は近くに置く。
関係の薄い情報は少し離す。
このように、
距離そのものが情報の関係性を示す
こともあります。
色を使いすぎない
階層を作ろうとして、
タイトルは青。
大見出しは赤。
小見出しは緑。
本文は黒。
重要部分はオレンジ。
と色を増やしすぎると、
逆に複雑になります。
色にも役割を持たせることが大切です。
例えば、
見出し＝同じ色
強調＝アクセントカラー
と決めておく。
すると資料全体に統一感が出ます。
見出しだけ読んでも流れが分かるか？
資料を確認するとき、
一度、
見出しだけを読んでみる
のもおすすめです。
例えば、
背景
↓
現状
↓
問題点
↓
原因
↓
対策
↓
結果
という流れが見出しだけで分かれば、
資料全体の構成も理解しやすくなります。
反対に、
見出しがバラバラで、
「結局何の話？」
となる場合は、
資料全体の順番を整理する必要があるかもしれません。
スライドの中だけでなく、資料全体にも階層があります
情報の階層は、
1枚のスライドの中だけではありません。
プレゼン全体にもあります。
例えば、
大きなテーマ
↓
章
↓
スライド
↓
その中の情報
という構造です。
すべてのスライドを同じ重要度で扱うのではなく、
「ここが一番伝えたいところ」
「ここは背景説明」
「ここは補足」
と役割を分ける。
すると、
発表全体にもメリハリが生まれます。
「全部目立たせる」は、何も目立たない
資料を作っていると、
大事なところを全部、
太字にしたり、
色を付けたり、
大きくしたりしたくなります。
でも、
全部を強調すると、
どこが一番重要なのか分からなくなります。
これは以前の記事で紹介した、
「全部大事だから削れない」
という状態とも似ています。
強調するということは、
他の情報より優先する
ということです。
資料では、
何を目立たせるかと同時に、
何を目立たせないかも大切です。
私が資料を見るときに確認すること
私は資料を確認するとき、
「最初に目に入るものは何か？」
を意識します。
その最初に見えるものが、
本当に一番伝えたい情報になっているか。
次にどこを見るか。
その次はどこか。
見る側の視線が自然に流れるようになっていると、
資料はかなり理解しやすくなります。
まとめ
見出しを付けることは、
資料整理の第一歩です。
でも、
見出しを付ければ自動的に分かりやすくなるわけではありません。
大切なのは、
何が一番重要なのか
何が補足なのか
どの順番で見てほしいのか
タイトル・見出し・本文の役割が分かれているか
強調しすぎていないか
見出しだけでも流れが分かるか
という点です。
資料は、
情報を並べるだけではなく、
情報の重要度や順番まで見せる
ことで、ぐっと伝わりやすくなります。
資料を作ったあと、
「内容は入っているけれど、なんとなく見にくい」
と感じたら、
文字や色を変える前に、
情報の階層が見えるようになっているか
を確認してみてください。
資料を作っていて、
「情報が整理できない」
「見出しを付けても見やすくならない」
「どこを強調すればいいか分からない」
といった場合には、内容整理からレイアウトまでサポートしています。
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