資料は完成してから直すのではなく、「設計」で8割決まります

PowerPointで資料を作るとき、

「とりあえずPowerPointを開いてから考えよう。」

という方は多いのではないでしょうか。

もちろん、それでも資料は作れます。

しかし、学会発表や講義資料、研修資料など、「伝わる資料」を作る人ほど、PowerPointを開く前の準備を大切にしています。

今回は、資料作成で私が最も重要だと考えている「設計」についてご紹介します。

PowerPointを開く前に考えることがあります

資料作成というと、

PowerPointを開いて文字を入力し始めるイメージがあるかもしれません。

しかし私は、すぐにスライドを作り始めることはほとんどありません。

まず考えるのは、

「この資料で何を伝えたいのか」

ということです。

ここが曖昧なまま作り始めると、途中で何度も修正することになってしまいます。

「誰に伝える資料なのか」を決める

同じ内容でも、

学生向けなのか、

看護師向けなのか、

管理職向けなのかで、

資料の作り方は大きく変わります。

専門用語をどこまで使うのか。

図を多くするのか。

文章を中心にするのか。

読み手を明確にすることで、資料全体の方向性が決まります。

一番伝えたいことは何ですか？

資料を見返したとき、

「結局、一番伝えたかったことは何だろう？」

となってしまうことがあります。

その原因の多くは、

伝えたいことを最初に決めていないことです。

私は資料を作る前に、

「この資料を見た人に、最後に何を覚えて帰ってほしいか」

を考えています。

ここが決まると、

必要な情報と不要な情報が自然に整理されます。

PowerPointより先に構成を考えます

資料作成では、

デザインよりも先に、

構成を考えることをおすすめします。

例えば、

導入

背景

本題

まとめ

という流れだけでも決めておくと、

スライド作成がスムーズになります。

設計図がある家と同じように、

資料も構成があることで迷いが少なくなります。

デザインは最後でも十分です

フォントや色、アイコン選びは楽しい作業です。

しかし、それらは資料の「見た目」を整えるためのものです。

内容が整理されていなければ、

どんなにきれいなデザインでも伝わりません。

だから私は、

最後にデザインを整えるようにしています。

私が資料作成で最初にしていること

資料作成を依頼されたとき、

最初に行うのは、

PowerPointを開くことではありません。

紙やメモに、

誰に向けた資料か

一番伝えたいこと

スライド全体の流れ

を書き出します。

この時間を取ることで、

完成後の修正が少なくなり、結果として効率よく資料を作ることができます。

まとめ

見やすい資料は、

デザインだけで決まるものではありません。

まずは、

誰に向けた資料なのか

一番伝えたいことは何か

どの順番で説明するのか

この「設計」が大切です。

PowerPointは、その設計を形にするための道具です。

「資料を作っても、なかなか伝わらない。」

「何度も修正してしまう。」

そんな方は、一度「設計」から見直してみてはいかがでしょうか。

資料作成やPowerPointのブラッシュアップについても、お気軽にご相談ください。

資料構成テンプレート

https://coconala.com/contents_market/pictures/cmqhzt9830fqy830igrs73ph4