仕事をしていると、何度も同じような問題が起きることがあります。
入力ミスが多い。
確認漏れがある。
納期の共有が遅れる。
在庫数が合わない。
報告内容に抜けがある。
担当者によってやり方が違う。
こういうことが続くと、つい「また同じミスをしている」と、人の問題として見てしまいがちです。
もちろん、注意不足や確認不足が原因のこともあります。
ただ、いつも同じ問題が起きるなら、人だけでなく、やり方や仕組みにも原因があるかもしれません。
人の注意だけでは限界がある
ミスをなくすために、「次から気をつけよう」と話すことはよくあります。
それ自体は大切です。
ただ、毎回「気をつける」だけで防ごうとすると、どうしても限界があります。
忙しい日もあります。
急ぎの対応もあります。
担当者が変わることもあります。
慣れていない人が作業することもあります。
人の注意力だけに頼っていると、同じような場面で同じ問題が起きやすくなります。
やり方が決まっていないと、人によって変わる
同じ作業でも、やり方が決まっていないと、人によって進め方が変わります。
たとえば、
・どの順番で確認するか
・どのファイルに入力するか
・どこまで確認したら完了なのか
・誰に何を報告するのか
・例外が出たときにどうするのか
こうしたことが曖昧なままだと、担当者ごとに判断が分かれます。
ベテランは経験で対応できます。
でも、新人や別の担当者は迷いやすくなります。
結果として、同じようなミスや確認漏れが起きやすくなります。
確認方法がないと、抜けに気づきにくい
問題が起きる原因の一つに、確認方法が決まっていないことがあります。
作業した本人は、できているつもりです。
でも、確認する項目や方法が決まっていないと、抜けに気づきにくくなります。
たとえば、
・チェック項目がない
・誰が確認するか決まっていない
・確認した記録が残らない
・目視確認だけになっている
・完了の基準が曖昧
こういう状態では、問題があっても発見が遅れやすくなります。
確認方法を決めておくことは、人を疑うためではありません。
誰がやっても抜けに気づきやすくするためです。
判断基準が人によって違うと、結果もばらつく
仕事の中には、判断が必要な場面があります。
たとえば、
・これは不良か許容範囲か
・この案件は優先すべきか
・この問い合わせは誰が対応するか
・この内容は報告すべきか
・この状態で次工程へ進めてよいか
こうした判断基準が人によって違うと、結果もばらつきます。
ある人は問題なしと判断する。
別の人は確認が必要と判断する。
さらに別の人は報告せずに進める。
このような状態だと、トラブルが起きたときに原因を追いにくくなります。
判断基準をすべて細かく決める必要はありません。
ただ、迷いやすい部分だけでも基準を共有しておくと、ばらつきは減らしやすくなります。
責める前に、できる形になっているかを見る
問題が起きたときに、担当者を責めるだけでは改善につながりにくいことがあります。
もちろん、個人の意識や責任感も大切です。
ただ、その前に、
・やり方は決まっていたか
・確認方法はあったか
・判断基準は共有されていたか
・入力しやすい形になっていたか
・ミスに気づける仕組みがあったか
・誰が見ても分かる状態だったか
を見直してみることも大切です。
できないことを責める前に、できる仕組みになっているかを見る。
この視点があるだけで、改善の方向が変わります。
小さな仕組みでも効果がある
仕組みというと、大きなシステムや複雑なルールを想像するかもしれません。
でも、最初から大きな仕組みは必要ありません。
たとえば、
・チェックリストを作る
・入力項目を選択式にする
・完了基準を決める
・ファイル名のルールを決める
・確認者を決める
・よくあるミスをメモしておく
・判断に迷う例を共有する
このくらいの小さなことでも、同じ問題は減らしやすくなります。
大切なのは、問題が起きたあとに「気をつけよう」で終わらせないことです。
次に同じ場面が来たとき、少しでも迷わず進められる形にしておくことが大切です。
まとめ
いつも同じ問題が起きるとき、それは人の問題だけではないかもしれません。
やり方が決まっていない。
確認方法がない。
判断基準が人によって違う。
記録が残っていない。
入力や確認がしにくい。
こうした状態では、同じ問題は起きやすくなります。
人に注意することも大切です。
ただ、それだけでなく、仕事の流れや仕組みも見直してみることが大切です。
できないことを責める前に、
できる形になっているか
迷わず進められる状態になっているか
抜けに気づける仕組みがあるか
を確認してみる。
そこから、同じ問題を減らすための改善が見えてくることがあります。
