人を増やす前に、今の仕事の流れを見直すことも大切です

「人手が足りない」と感じる場面は、多くの会社にあると思います。

事務作業が追いつかない。

現場の記録がたまっている。

見積や集計に時間がかかる。

担当者が忙しく、確認が後回しになる。

こうした状態が続くと、まず「人を増やしたい」と考えるのは自然です。

もちろん、本当に人手が必要な場合もあります。

ただ、その前に一度見ておきたいのが、今の仕事の流れです。

人が足りないのではなく、仕事の進め方の中に、手間が増えやすい形が残っていることもあります。

忙しさの中身を見る

「忙しい」と一言で言っても、中身はいろいろあります。

たとえば、

・毎月同じ集計をしている

・紙の記録をExcelに転記している

・複数ファイルを開いてコピーしている

・過去の見積書を探している

・担当者に状況を確認している

・同じ内容を別の資料にも入力している

・最新ファイルがどれか分からず探している

こうした作業は、一つひとつは小さく見えます。

しかし、毎日・毎週・毎月くり返していると、かなりの時間になります。

人手不足に見えているものの一部は、こうした小さな手間の積み重ねかもしれません。

人を増やしても、仕事の流れが同じなら忙しさは残る

人を増やすことは、もちろん有効な手段です。

ただ、仕事の流れが複雑なままだと、新しく入った人にも同じ手間が発生します。

・どこに何を入力するか分かりにくい

・ファイルの保存場所が決まっていない

・担当者ごとにやり方が違う

・確認作業が多い

・同じ内容を何度も入力している

・古いルールが残っている

この状態のまま人を増やすと、作業人数は増えても、確認や教育の手間も増えます。

結果として、「人は増えたのに、あまり楽にならない」ということもあります。

まずは重複している作業を探す

仕事の流れを見直すときは、難しく考える必要はありません。

まずは、同じ情報を何度も扱っていないかを見てみるだけでも十分です。

たとえば、

・紙に書いた内容をあとからExcelへ入力している

・Excelに入力した内容を別の資料へ写している

・メールの内容を管理表に手入力している

・見積書を作ったあと、別の一覧表にも入力している

・日報の内容を月末にもう一度集計している

こうした重複作業は、見直しやすい部分です。

一度入力した情報を、あとから何度も使い回せる形にできると、手間を減らしやすくなります。

探す時間も見えにくいコストになる

意外と見落とされやすいのが、探す時間です。

・過去の見積書を探す

・古いメールを探す

・正しいExcelファイルを探す

・紙の記録を探す

・写真や資料を探す

・誰が担当していたか確認する

探している時間は、作業している感覚があるので、あまりムダに見えにくいです。

しかし、本来はすぐに見つかる状態にしておければ、別の仕事に時間を使えます。

特に、社長や管理者が「ちょっと確認したい」と思ったときに、毎回誰かに聞かないと分からない状態は、判断のスピードにも影響します。

属人化は、忙しさを増やす原因になる

仕事が特定の人に寄っている状態も、忙しさの原因になります。

・あの人しか分からないExcel

・あの人しか探せない資料

・あの人しか直せないマクロ

・あの人しか見積の経緯を知らない

・あの人しか取引先とのやり取りを把握していない

この状態だと、担当者に仕事が集中しやすくなります。

本人は慣れているので対応できますが、周りから見ると中身が見えません。

そして、その人が休んだときや退職したときに、急に困ることがあります。

人手不足を感じる前に、まず「特定の人にしか分からない仕事」がどこにあるかを見ておくことも大切です。

小さく直せるところからで十分

仕事の流れを見直すというと、大がかりな改革を想像するかもしれません。

でも、最初から全部を変える必要はありません。

たとえば、

・ファイル名のルールを決める

・保存場所をそろえる

・入力項目を減らす

・同じ内容の二重入力をやめる

・集計用の一覧表を作る

・よく使う資料を探しやすくする

・担当者しか分からない手順をメモに残す

このくらいの小さな見直しでも、日々の負担は少しずつ変わります。

大切なのは、完璧な仕組みを作ることではなく、毎日の仕事が少しでも迷わず進む状態に近づけることです。

経営者が見ておきたい視点

社長やオーナーが、すべての細かい作業を把握する必要はありません。

ただ、次のような声が現場から出ていないかは、見ておく価値があります。

・毎月この作業が大変

・いつも同じ集計をしている

・どのファイルが正しいか分からない

・あの人に聞かないと分からない

・紙とExcelの両方に書いている

・過去の情報を探すのに時間がかかる

・人が変わると引き継ぎが大変

こうした声は、仕事の流れを見直すサインです。

人を増やす前に、今ある仕事の中で減らせる手間がないかを見てみると、改善のきっかけが見つかることがあります。

まとめ

人手不足を感じたとき、人を増やすことは大切な選択肢です。

ただ、その前に、今の仕事の流れを一度見直してみることも大切です。

・重複している入力はないか

・探す時間が増えていないか

・担当者しか分からない仕事はないか

・毎月同じ手作業をくり返していないか

・情報がすぐ見える形になっているか

こうした点を確認すると、人を増やす以外にもできることが見えてくる場合があります。

忙しさの原因は、人数だけではなく、仕事の流れの中に隠れていることもあります。

まずは、自社の中で「いつも少し面倒だけど、当たり前になっている作業」を見つけるところから始めてみるのも良いと思います。