仕事でexcelを使っていると、作業中は問題ないのに、
提出の直前だけ壊れることがある。
印刷の設定で崩れる
pdfにすると行が切れる
csvにすると項目が足りない
他部署に渡すと揃わない
数字がずれる
作業中は普通に見えているのに、提出の段階でトラブルになる。
これは不思議な話ではなく、よくある。
こういうとき最初に疑われるのは「形式」か「操作ミス」だ。
文字コードやセルの結合や書式設定をなるべく疑う。
ただ、現場で多く見てきたのは、別の原因だった。
原因は、作業が悪いのではなく 用途が混ざっている こと。
excelは一つのファイルに、複数の用途を詰め込めてしまう。
集計もできるし、印刷もできるし、入力もできる。
だから、同じファイルの中に
集計用
入力用
印刷用
共有用
突合用
といった用途が混ざる。
この状態だと、作業中に問題がなくても提出段階で破綻する。
用途ごとに必要な構造が違うからだ。
印刷用は見た目が揃っている必要がある。
集計用は項目とキーが揃っている必要がある。
共有用は揺れが少ない必要がある。
csv出力は構造が一定である必要がある。
用途が混ざったexcelは、最後の工程で噴き出す。
現場で頻繁に起きているのはこの現象だ。
つまり、提出前にだけ壊れるexcelは、
特殊な原因で壊れているわけではない。
作業の途中では見えなかった不一致が
提出の工程で表面化しているだけ。
解決方法は意外とシンプルで、
用途を無理に分けずとも
用途を明らかにするだけ でも変わる。
提出用は提出用
集計用は集計用
突合用は突合用
用途を決めると、必要な構造が見える。
用途が決まれば、excelは壊れにくくなる。
提出段階で止まることも減る。
提出前だけ壊れる現場を責める必要はない。
ファイルに用途と構造を足せば改善できる。
相談例
・提出時だけレイアウトが崩れる
・pdfにすると行や列が切れる
・csv出力で項目が揃わない
・部署に渡すと数字が合わない
・印刷と集計で構造が衝突している
扱っているデータや状況が対象かどうか判断しますので、
一度ご相談ください。
購入前提ではありません。
