入力仕様が曖昧だと、人は解釈で埋める

excelを見ていると、入力の揺れに気づくことがある。

数値の人もいれば文字の人もいて、

日付の人もいれば空欄の人もいる。

現場ではよくあることだが、これには理由がある。

入力仕様が曖昧だと、人は解釈で埋めるからだ。

例えば「数量」と書かれた列があるとする。

このとき作業者は、数量を自分の理解で埋める。

ある人はケース数を書く。

ある人はロット数を書く。

ある人はバラ数を書く。

ある人は空欄のままにする。

どれも間違いではない。

ただ、後工程では困る。

一覧では揃って見えても、集計すると揺れる。

突合すれば合わない。

提出段階で噴き出す。

これは「人が悪い」のではなく、

仕様を入れる前に作業に入っているだけだ。

仕様が曖昧なexcelほど、

入力者はその場で判断を挟むことになる。

判断は揺れになり、揺れは後で負荷になる。

こういう揺れは、難しい技術では止まらない。

単純に仕様を決めるだけで止まる。

仕様とは

・何を書くのか

・なぜそれを書くのか

・どの形式で書くのか

・空欄は許すのか

　ということ。

特別な話ではなく、

ただの前提を揃えているだけだ。

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現場で見ると、入力が揺れている状況には特徴がある。

最初に説明した人が別部署に異動した

前任者のやり方をなんとなく引き継いだ

資料はあるが仕様が書かれていない

意味の違う項目が同じ名称を使っている

空欄の扱いが決まっていない

どれも見たことがあるものばかりだ。

特別な問題ではない。

ただ、入力が揺れると後工程が重くなる。

突合、集計、提出、共有、どこかで必ず止まる。

入力は小さな作業に見えるが、

excelにおいては最初の仕様であり、

仕様が揺れると全部が揺れる。

仕様は改善の中で最も費用対効果が高い部分だ。

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相談例

・入力形式が人によって違う

・区分の意味が人によって違う

・数量の扱いが混在している

・文字と数値が混ざっている

・空欄の扱いをどうするか決まっていない

扱っているデータや状況が対象かどうか判断しますので、

一度ご相談ください。

購入前提ではありません。