「来月から海外の取引先を担当してくれ」
ある日突然、上司にそう言われたら——あなたならどうしますか？
中小企業では、こういう話が本当によくあります。私自身も海外営業を10年以上やってきましたが、最初は何から手をつければいいのかまったくわかりませんでした。
そこで今日は、急に海外営業を任されたときに「とりあえずこれだけやっておけば大丈夫」という3つのことをお伝えします。
まず英語の勉強より先に、業務の流れをつかむ
意外に思うかもしれませんが、最初にやるべきことは英語の勉強ではありません。
「自社の商品やサービスが、海外でどう売られているのか」——その流れを先に把握することです。見積を出して、受注して、納品して、請求する。この基本的な流れさえ頭に入っていれば、英語は後から自然とついてきます。
なぜなら、ビジネス英語の大半は「決まったパターンの繰り返し」だからです。
定型メールのテンプレートを5つだけ作っておく
海外営業でもっとも頻繁に使うのは英文メールです。そして実は、メールのパターンはそれほど多くありません。
自己紹介・初回コンタクト
見積の依頼・送付
納期の確認・回答
クレーム対応・謝罪
アポイントの調整
この5つを先に用意しておくだけで、日常業務のほとんどはカバーできます。「ゼロから書く」のではなく、「テンプレートをその場に合わせて直す」だけ。それだけでメール対応のスピードはまったく変わります。
「完璧な英語」は、最初から諦める
これが、3つのなかでいちばん大事な話です。
海外営業の現場で、文法的に完璧な英語を求められることはほぼありません。相手も非ネイティブであることが多く、大切なのは「伝わるかどうか」です。
私がこれまで仕事をしてきた相手の多くは、アジアや中東のビジネスパーソンでした。彼らが本当に求めているのは、流暢な英語ではなく「正確な情報」と「誠実な対応」です。
完璧を目指して黙ってしまうより、シンプルな英語でもすぐに返事をする。それだけで、信頼関係の築き方はまったく変わってきます。
業務フローを把握して、テンプレートを5つ用意して、完璧な英語を手放す。
この3つを押さえるだけで、海外営業の立ち上がりはずいぶん楽になります。
「自分の業務に合ったテンプレートの作り方がわからない」「実際の商談でどう話せばいいか不安」——そういった方は、ぜひご相談ください。海外営業10年以上の経験をもとに、あなたの業務に合わせたビジネス英語をマンツーマンでお伝えします。
