480件を毎日見ていた私が、金曜だけにした話。やめられない作業は「減らす」でいい

こんにちは、海野ひろしです。

私は、会社の「めんどう」な事務作業を、

ExcelやGoogleスプレッドシートで

自動にする仕事をしています。

前回、最後にこう聞きました。

「その作業を来月やめたら、

誰が困りますか？」

考えてみたら、

すぐに名前が出てきた作業も

あったと思います。

「それは、やめたら社長に怒られる（汗）」

そうなんです。

困る人がいる作業は、やめられません。

でも、

やめられないからといって、

今のままの量で続ける必要もないんです。

今日は、

やめられない作業を「減らす」

というお話をします。

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■ 困る人がいても、全部は要らない

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困る人がいる作業でも、

その人が要るのは、

たいてい作業の「一部」です。

毎日の報告なら、

読む人が見ているのは

最後の合計だけかもしれない。

全部の行を確かめる作業なら、

本当に要るのは

「いつもと違う行」だけかもしれない。

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困る人がいるのは、

その「一部」がなくなったときです。

残りは、

減らしても誰も困りません。

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■ 減らし方は3つ。回数・量・手数

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【1】回数を減らす

私自身の話です。

ココナラには「募集」という、

お客様が依頼を出す掲示板があります。

私は、これを毎日見ていました。

ある日、9日分を数えてみたら、

480件。

そのうち、

私の仕事（エクセルや事務の自動化）に

当たるものは、4件でした。

それなら、毎日でなくていい。

今は、金曜の朝に1回だけ見ています。

見るのをやめたわけではありません。

回数を減らしただけです。

【2】量を減らす

全部を確かめるのをやめて、

「いつもと違うところ」だけ確かめる。

先月より大きく増えた数字、

空いたままの欄。

そういうところだけ、

機械に印を付けてもらいます。

人が見るのは、印の付いた行だけ。

【3】手数を減らす

前回の

「同じ数字を、2回書く作業」です。

2回書くのを、1回にする。

書き写す側は、

数式や仕組みに任せます。

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どれも、

作業そのものは残っています。

だから、

困る人は出ません（笑）

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■ 次に聞くのは「何があれば困らないか」

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前回は、

「やめたら、誰が困るか」を聞きました。

名前が出てきたら、

次はこう聞いてみてください。

「その人は、何があれば困らないか」

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答えが「月末の合計」なら、

毎日の細かい表は要らないかもしれない。

答えが「間違いがないこと」なら、

全部を目で見なくても、

間違いだけ拾えればいい。

答えが小さいほど、

減らせる量は大きくなります。

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あなたの会社で、

やめられない作業。

その作業を待っている人が

本当に欲しいのは、

どの部分ですか？

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P.S.

私は、40代からこの仕事を始めました。

最初から、

すごい知識があったわけではありません。

「これ、もっとラクにできんかな？」

そんなところから、

少しずつ仕事を作ってきました。

このブログでは、

仕事をちょっとラクにする考え方を、

これからも書いていきます。

よかったら、

また読みに来てください。

P.P.S.

会社の「めんどう」な作業を自動にしたい方へ。

ココナラで、Excel・スプレッドシートの自動化のご相談を受けています。

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