やめても誰も気づかない作業が、あなたの会社にもきっとあります

こんにちは、海野ひろしです。

私は、会社の「めんどう」な事務作業を、

ExcelやGoogleスプレッドシートで

自動にする仕事をしています。

前回、最後にこう聞きました。

「本当は、もう要らない作業は

何がありますか？」

……と聞かれても、

すぐには出てこないですよね（笑）

毎日やっている作業は、

どれも「要るからやっている」はずですから。

今日は、

要らない作業の見つけ方

というお話をします。

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■ 要らない作業は、3つの顔をしている

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要らない作業は、

たいてい「ちゃんとした仕事」の顔をしています。

よくあるのは、この3つです。

【1】誰も読んでいない資料

毎月きちんと作って、

共有フォルダに置いている。

でも、開いた人がいるかは

誰も知らない。

【2】同じ数字を、2回書く作業

注文書の数字を、表に書き写す。

その表の数字を、

今度は請求書に書き写す。

【3】「念のため」の確認

印刷して、

目で1行ずつ突き合わせる。

間違いが出たことは、

ここ何年もない。

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どれも、手を抜いているわけではありません。

むしろ、

丁寧な人ほど抱えています（汗）

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■ やめる、減らす、機械に任せる

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見つけた作業は、

3つのどれかに分けます。

やめる。

減らす。

機械に任せる。

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たとえば私は、

打ち合わせのビデオ通話を、

こちらからはお願いしないことにしました。

細かい決めごとは、

文字で残したほうが行き違いがない。

通話のあとに、

話した中身をまとめ直す手間も消えました。

これが「やめる」です。

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「機械に任せる」の例もあります。

ある会社では、

出荷のたびの書類づくりを、

手作業でしていました。

以前のやり方なら、

8時間かけても終わらない量だったそうです。

仕組みにしたあとは、

同じ量で、およそ3時間。

担当の方からは、

「作業する人の目の疲れ方が格段に違い、

間違いもなくなる」

と言っていただきました。

【3】の「念のための目視」を、

人から機械に渡した形です。

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■ 見分け方は「やめたら、誰が困るか」

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とはいえ、

いきなり「やめます」と言うのは怖いですよね。

そこで、

ひとつだけ聞いてみてください。

「この作業をやめたら、誰が困るか」

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答えが、すぐに名前で出てくるなら、

その作業は要ります。

「たぶん、誰か……」

としか言えないなら、

やめても困る人はいないかもしれません。

迷ったら、

1か月だけ止めてみる手もあります。

誰も何も言ってこなければ、

それが答えです。

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あなたが毎月続けているその作業。

来月やめたら、

誰が困りますか？

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P.S.

私は、40代からこの仕事を始めました。

最初から、

すごい知識があったわけではありません。

「これ、もっとラクにできんかな？」

そんなところから、

少しずつ仕事を作ってきました。

このブログでは、

仕事をちょっとラクにする考え方を、

これからも書いていきます。

よかったら、

また読みに来てください。

P.P.S.

会社の「めんどう」な作業を自動にしたい方へ。

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