契約社員を雇用している会社では、「契約期間が満了すれば、そのまま契約終了にできる」と考えているケースがあります。
しかし、実際には、契約更新を何度も繰り返していたり、会社側が更新を期待させるような説明や運用をしていたりすると、契約期間満了による終了、いわゆる「雇止め」がトラブルになることがあります。
特に、契約更新の基準があいまいなままになっている場合や、更新上限をきちんと明示していない場合、労働条件通知書や雇用契約書の内容が古いままになっている場合には注意が必要です。
また、有期労働契約については、更新時の労働条件明示や無期転換ルールなど、会社が押さえておくべきポイントもあります。
この記事では、契約社員の契約更新でトラブルを防ぐために、会社が確認しておきたい基本的なポイントを解説します。
１ 契約更新を繰り返しているケース
契約社員の契約更新でトラブルになりやすいのが、契約更新を何度も繰り返しているケースです。
会社としては、「あくまで有期契約なので、契約期間が満了すれば終了できる」と考えていることがあります。しかし、労働者側は、これまで何度も契約が更新されていると、「次回も当然更新されるだろう」と考えることがあります。特に、毎回ほとんど形式的に契約更新をしている場合や、実際には正社員と大きく変わらない働き方をしている場合には、労働者に契約更新への期待が生じやすくなります。
このような状態で、突然「次回は更新しません」と伝えると、労働者が納得できず、雇止めをめぐるトラブルに発展する可能性があります。
そのため、契約更新を繰り返している場合には、会社として更新の判断基準や今後の方針を整理しておくことが重要です。
２ 契約更新の基準があいまいなケース
次に注意したいのが、契約更新の基準があいまいなケースです。
雇用契約書や労働条件通知書に「契約を更新する場合がある」とだけ記載している会社もあります。しかし、それだけでは、どのような場合に更新されるのか、どのような場合に更新されないのかが分かりにくいです。
たとえば、勤務成績、勤務態度、業務量、会社の経営状況、契約期間満了時の業務の有無など、更新を判断する基準が明確になっていないと、会社と労働者の認識にズレが生じやすくなります。
会社としては「今回は業務量が減ったから更新しない」と考えていても、労働者側からすると「なぜ急に更新されないのか分からない」と感じることがあります。
このようなトラブルを防ぐためには、契約更新の有無だけでなく、更新するかどうかを判断する基準も、あらかじめ書面で明確にしておくことが大切です。
３ 更新上限や無期転換ルールを管理できていないケース
契約社員の更新管理では、更新上限や無期転換ルールにも注意が必要です。 たとえば、「通算契約期間は5年まで」「更新回数は4回まで」といった更新上限を設ける場合には、その内容を労働者に明示しておく必要があります。
また、これまで更新上限がなかったにもかかわらず、途中から上限を設ける場合には、労働者にとって不利益な変更と受け止められる可能性があります。そのため、なぜ更新上限を設けるのか、会社として丁寧に説明することが重要です。
さらに、有期労働契約が通算5年を超える場合には、労働者からの申込みにより、無期労働契約に転換するルールがあります。契約更新の回数や通算契約期間をきちんと管理していないと、会社が無期転換のタイミングを把握できていないということも起こり得ます。
契約社員の更新管理は、単に契約書を更新するだけでは不十分です。更新上限の有無、通算契約期間、無期転換ルールを整理し、会社として適切に管理しておくことが必要です。
４ 会社が見直すべき書類
契約社員の契約更新でトラブルを防ぐためには、関係する書類を整理しておくことが重要です。口頭で説明していたとしても、書面の内容が不十分だったり、実際の運用とズレていたりすると、後から「聞いていない」「そのような説明は受けていない」といったトラブルにつながる可能性があります。
（１）労働条件通知書・雇用契約書
まず確認したいのが、労働条件通知書や雇用契約書です。契約社員の場合、契約期間、更新の有無、更新する場合の判断基準、更新上限の有無などが重要になります。特に、「契約を更新する場合がある」とだけ記載している場合には注意が必要です。どのような場合に更新され、どのような場合に更新されないのかが分かりにくいと、会社と労働者の認識にズレが生じやすくなります。
また、2024年4月からは労働条件明示のルールが改正され、有期契約労働者については、契約締結時や更新時に、更新上限の有無と内容などを明示することが重要になっています。無期転換申込権が発生する更新時には、無期転換申込機会や無期転換後の労働条件の明示も必要です。
そのため、労働条件通知書や雇用契約書は、古いひな形をそのまま使い続けるのではなく、現在の法改正や会社の運用に合っているかを確認しておく必要があります。
（２）就業規則
次に確認したいのが、就業規則です。就業規則には、労働時間、休日、休暇、賃金、退職、解雇、服務規律、懲戒など、会社の基本的な労働条件やルールが定められています。契約社員についても、正社員と同じ就業規則を適用するのか、一部だけ適用するのか、別の規程を設けるのかを整理しておくことが重要です。
たとえば、就業規則上は正社員を前提とした内容になっているのに、契約社員にも同じように適用している場合、実際の運用と規定の内容が合わなくなることがあります。休職、賞与、退職金、定年、懲戒、契約更新などについて、契約社員にどこまで適用されるのかが不明確だと、トラブルの原因になります。
契約社員を雇用している会社では、就業規則の中に契約社員に関する規定を置くか、別途「契約社員就業規則」を作成することも検討した方がよいです。
（３）契約社員就業規則
契約社員が一定数いる会社では、契約社員就業規則を整備しておくと、ルールを明確にしやすくなります。
契約社員就業規則では、契約期間、契約更新、更新上限、雇止め、無期転換、正社員登用、休職、賞与、退職金などについて、契約社員に適用されるルールを具体的に定めておくことが考えられます。
特に、正社員と契約社員で労働条件に違いがある場合には、その違いがどこにあるのかを整理しておくことが大切です。書類上のルールがあいまいなまま運用していると、労働者から「正社員と同じように働いているのに、なぜ扱いが違うのか」と疑問を持たれることもあります。
また、無期転換後の労働条件についても、あらかじめ整理しておくと安心です。有期労働契約が同一の使用者との間で通算5年を超えて更新された場合、労働者の申込みにより無期労働契約に転換されるルールがあります。
（４）更新を管理する台帳
契約社員の人数が増えてきた場合には、更新管理台帳のような管理資料も重要です。更新管理台帳では、入社日、契約開始日、契約終了日、更新回数、通算契約期間、更新上限、無期転換申込権の発生時期などを管理します。
この管理ができていないと、「誰が何回更新されているのか」「通算契約期間が何年になっているのか」「無期転換申込権が発生しているのか」が分からなくなってしまいます。
特に、契約社員が複数いる会社では、個別の雇用契約書だけで管理しようとすると、確認漏れが起きやすくなります。契約更新の時期が近づいてから慌てて確認するのではなく、一覧で管理できる状態にしておくことが望ましいです。
（５）雇止め通知書
契約を更新しない場合には、雇止め通知書の準備も必要になります。有期労働契約は、契約期間が満了すれば当然に終了するのが原則ですが、契約更新を繰り返している場合などには、雇止めの手続きに注意が必要です。一定の場合には、契約を更新しないときに、少なくとも契約期間満了日の30日前までに予告しなければならないとされています。
雇止め通知書には、契約期間満了日、次回契約を更新しないこと、最終出勤日、貸与品の返却、退職手続きなどを記載することが考えられます。
口頭だけで伝えると、後から「言った・言わない」の問題になりやすいため、雇止めを行う場合には、書面で通知しておくことが重要です。
５ まとめ
契約社員の契約更新は、単に契約書を作成して更新すればよいというものではありません。契約期間、更新の有無、更新の判断基準、更新上限、無期転換ルールなどを整理したうえで、会社の実際の運用と書類の内容を一致させておくことが重要です。
特に、契約更新を何度も繰り返している場合や、これまで明確な基準を設けずに更新してきた場合には、労働者側に「次も更新されるだろう」という期待が生じやすくなります。そのような状態で突然契約を更新しないと伝えると、雇止めをめぐるトラブルにつながる可能性があります。
また、労働条件通知書や雇用契約書だけでなく、就業規則、契約社員就業規則、更新管理台帳、雇止め通知書、雇止め理由証明書など、複数の書類を整備しておくことも大切です。書類ごとの内容がバラバラになっていたり、実際の運用とズレていたりすると、会社として適切に対応しているつもりでも、後から問題になることがあります。
契約社員を雇用している会社では、「これまで特に問題がなかったから大丈夫」と考えるのではなく、現在の契約書や規程が実態に合っているかを定期的に確認することが重要です。契約更新や雇止めをめぐるトラブルを防ぐためにも、早めに書類と運用を見直しておくことをおすすめします。
