こんにちは、改善コンサルのカイゼンラボです。
このブログでは、現場で感じた「ちょっと気になるムダ」を、
ゆるく・具体的に見直していくヒントを発信しています。
あの探し物、どこいったかな？
しばらくすると、ひょんなところから発見する。
こういったこと、家でもよくありませんか？
家でもあるということは、仕事でも発生するということです。
（だって、人間だもの。）
今回は、そんな“探し物”を事前に防ぐための、フォルダ構造
の改善術についてお話しします。
フォルダ構造をシンプルにするには？ルール決めが基本！
データというものは、すぐに使えてナンボのものです。
そのためには、目の届く範囲で保管しておきたいところです。
で、すぐ見つけるようにするためは、あらかじめルールや規則を
決めておくと良いと思います。
例えば、このデータはこのフォルダに必ず保管。
データ名も連番つけたり、名前も規則性をつけるとより効果的です。
（ちなみにこれもマクロやAIで自動化できます）
ところが、このルールや規則がなかったらどうなるでしょうか？
オフィスでも探し物地獄になりますね笑
仕事で疲れて帰ってきて、家でも探し物...
そんなのイヤですよね？
なので、せめて仕事中はなるべく探し物を無くす仕組みにした方が
時間とエネルギーのロスも減らすことができます。
ささいなことですが、私が前職で改善してきたシンプルな
仕組み化術をお伝えしようと思います。
まるで深海！フォルダのフォルダのフォルダ地獄
これは、毎度おなじみK社でのエピソードです。
読者の方にはすっかりお馴染みになってきた（かもしれない）
あの会社ですね笑
ある日、前任者のPCをのぞいたところ、衝撃のフォルダ構造が…！
フォルダの中にフォルダ、さらにその中にフォルダ…。
気づけば5階層以上も深く、まるで“データの深海探査”です。
ファイルを添付するにも一苦労。
ドラッグ＆ドロップも、クリック選択も、どちらにしても目的地に
たどり着くまで時間がかかる。
一応、
「デスクトップにショートカット置けば？」
「検索機能使えばいいのでは？」
という声もありそうですが…。
私としては、“なぜこんな構造に？”が気になって仕方ないんです。
意味があるなら納得しますが、理由もなく増えたフォルダ構造は、
時間もストレスも奪います。
そういう「既存のもの」を疑ってみるのが、改善のはじまりなんですよね。
で、そこで私が改善した方法がこちら☟
①フォルダ階層は最大3階層まで
→ 深すぎる階層は、たどるだけで疲弊。3階層までに制限。
②同一テーマごとにフォルダ作成
→ 会社別・作業別・書類別など、“見た瞬間わかる”ように分類。
③使っていないフォルダは整理
→ 一時的な書類や昔のデータはUSBに移動し、PCから削除。
こんな感じで徐々にフォルダ整理やデータの保管ルールを決めて
いきました。
その結果、どうなったのか？
データ添付する時に一発で見つかるようになり、添付作業も
体感的に2分→30秒に短縮できたと思います。
それだけでなく、誰が見てもわかる構造になったことで、
引き継ぎや共有もスムーズになりました。
おかげで、探すストレスも減り、イライラも減り、集中力と
エネルギーが蘇ってきました。
もう、栄養ドリンクやモンスターエナジーは必要ありません笑
整理とは“減らす”こと。フォルダ構造もミニマルに
どんなに優秀な人でも、フォルダが迷路になっていたら、
探すのに時間がかかります。
だからこそ、最初から「探さなくていい仕組み」を作っておくのがベスト。
フォルダ構造は、複雑にすればするほど“属人化”します。
逆に、シンプルにすればするほど、“誰でも使える”データ管理になります。
フォルダ改善も立派な業務改善のひとつ。
そんなこと、と思わないで基本をしっかりすることが時短につながります。
ぜひ、自分のPCやチームのフォルダ構造、見直してみてはいかがでしょうか？
記事まとめ
いかがでしたでしょうか？
今回はフォルダ構造をシンプルにし、データ探し時間をなくそうという
お話でした。
あらためて、今回の改善策を振り返ってみます。
✅ フォルダ階層は最大3つまで
✅ 同一テーマでまとめて、パッと見てわかる構造に
✅ 不要なデータは定期的に退避 or 削除してスッキリと
フォルダ以外にもシンプルにできるネタは探せば見つかります。
それには、既存のものや当たり前のものを疑うことが必要です。
次回予告
次回は「ネットのお気に入りバーがカオス！フォルダで整理」をお届けします。
気づけば溜まるリンク、ぐちゃぐちゃのブックマーク…。
それ、本当に“お気に入り”ですか？
サクッと整理して、すぐにアクセスできる快適ネット環境を作りましょう。
ここまで読んでくださり、ありがとうございました。
