架電する人やアポがなかなか取れない人を見てきて気になったこと

テレアポを始めると、最初によく使う言葉があります。

「お忙しいところ恐れ入ります」

丁寧な言い方なので、入れておいた方がいいように感じます。

僕も最初はそう思っていました。

でも、いろいろな人の架電を横で見ているうちに、

「これ、本当に最初に必要なのかな」

と思うようになりました。

今回は、台本の中で僕がよく削っていたところを書いてみます。

初めて架電する人や、なかなかアポが取れない人を見てきて気になったこと

テレアポの現場に何度も入り、現場で新人へのレクチャーやフォローを任されることもあった。

実際に電話をかけてもらう。

そこでよく感じたのが、

「話す内容が多すぎる」

滑舌が悪いわけでもない。

声が小さいわけでもない。

緊張しているだけでもない。

単純に、一回の電話で言おうとしていることが多い。

本人は台本通りに話しているだけなので、途中で詰まってしまったり、相手から何か返された時に戻れなくなったりします。

台本をそのまま全部読む必要はない

会社から渡される台本には、必要な情報がたくさん入っています。

商品の説明。

伝えておくべきこと。

質問。

注意事項。

それ自体は必要です。

ただ、それを最初から最後まで全部読み上げると、かなり長くなることがあります。

台本は「情報を漏らさないための資料」として作られていることも多いので、

書いてある文章を、そのまま会話として使うと重たくなる。

僕は現場で、まずそこを見ていました。

1．最初の前置きを短くする

例えば、

「お忙しいところ恐れ入ります。私、株式会社◯◯の△△と申しますが、本日は御社の採用についてのご案内で少しだけお話をさせていただきたくお電話いたしました。少しだけお時間よろしいでしょうか」

これを声に出して読むと、結構長いです。

受付の方からすると、

「誰から」

「何の用件で」

「誰につなげればいいのか」

まず知りたいのはこのあたりです。

なので僕なら、最初はもっと短くします。

「株式会社◯◯の△△と申します。採用のご担当者様はいらっしゃいますか」

まずはこれくらい。

詳しい説明は、担当者につながってからでもできます。

「受付の段階で商品の詳細まで説明すると長くなりやすいため、まずは担当者につないでもらうために必要な情報に絞ります。」

「お忙しいところ恐れ入ります」も言ってはいけない言葉ではありません。

ただ、

「これを入れないと失礼かな」

という理由だけで毎回入れているなら、一度外して話してみてもいいと思います。

2．文末を長くしすぎない

もう一つよくあるのが、

「〜させていただきたく思いまして」

「〜いただければと思うのですが」

「〜いかがでしょうか」

と、文の最後がどんどん長くなるパターンです。

丁寧に話そうとすると、こうなりやすいです。

例えば、

「弊社で提供しております採用支援のサービスについて、少しご案内をさせていただきたく思いまして、もしよろしければ5分ほどお時間を頂戴できればと思うのですが、いかがでしょうか」

かなり息が長いですよね。

これを、

「採用の件で一つだけ伺ってもよろしいですか。2分ほどです」

くらいまで短くすると、かなり話しやすくなります。

相手からしても、

「何を聞かれるのか分からない」

「どのくらい時間がかかるのか分からない」

状態より、話の長さが見えた方が判断しやすいです。

3．説明だけで終わらせない

もう一つ多かったのが、

最初から最後まで自分だけが話している状態です。

商品を説明する。

メリットを説明する。

会社のことを説明する。

全部話し終わってから、

「いかがでしょうか？」

と聞く。

これだと、相手の立場に立ってないですよね。

なので僕は、途中で相手が答えられる質問を入れるようにしていました。

例えば、

「今は求人媒体をお使いですか？」

「採用のご担当は別の方になりますか？」

などです。

難しい質問じゃなくて構いません。

相手から一言返ってくるだけで、その後の話し方も変えられます。

一方的に読むより、会話になった方がこちらも楽です。

台本を削る時に見ていたところ

自分で台本を直すなら、僕ならこのあたりを見ます。

1．声に出して読んでみる

一文が長くて途中で息が苦しくなるなら、分けられないか考える。

2．最初から説明しすぎていないか

受付で必要なのは、商品の細かい説明ではないことも多いです。

最初に全部言おうとしていないか見てみます。

3．丁寧にしようとして文章が長くなっていないか

「〜させていただきたく」

「〜いただければと思うのですが」

この辺が何個も続いていたら、一度短くしてみます。

4．相手が最初に話すまでが長すぎないか

ずっと自分だけが話しているなら、途中に質問を入れられないか考えます。

5．削るのが怖い理由を考える

「ここを言わないと不安」

と思うところほど、本当に相手に必要な情報なのか、一度見直してみます。

ただ、削れば何でもうまくいくわけではありません

ここは大事です。

台本を短くすれば、それだけでアポが取れるわけではありません。

短くしたことで、

「じゃあ、どういう用件ですか？」

と聞かれることもあります。

その時に次の一言が決まっていないと、

今度はそこで止まってしまいます。

なので僕は、

「削る」

だけではなく、

「聞き返された時に何と言うか」

までセットで考えます。

例えば、

「何の用件ですか？」

と聞かれた時に、

「「採用支援の件で、現在の採用状況について一点伺いたくお電話しました」

といくつか答えられるようにしておく。

こういう一言があるだけでも、かなり安心して話せます。

自分の台本ほど削りにくい

何度も使っている台本って、自分ではなかなか削れません。

「ここは必要な気がする」

「これを言わないと失礼かもしれない」

「前にここを聞かれたから残しておこう」

と、一つ一つに理由があるからです。

気づいたら、どんどん長くなります。

僕も台本を見る時は、

「この文章は本当に今ここで必要なのか」

をかなり確認します。

僕がお手伝いできること

もし今使っている台本があるなら、

その台本を見ながら、

「ここは短くできそう」

「ここは残した方がいい」

「ここを削るなら、聞き返された時はこの一言を用意しておく」

という形で一緒に見ていくことができます。

ゼロから営業台本を作るというより、

今ある台本を、

実際に自分の口で話しやすい形にしていくイメージです。

例えば、

・台本が長くて途中で口が回らなくなる

・最初の数秒で断られることが多い

・想定外の返事が来ると止まってしまう

・どこまで削っていいのか分からない

・現場で細かく聞ける人がいない

こういう状態なら、一度台本を見せてもらえればと思います。

最後に

大事なのは、

「台本に書いてあるから言う」

ではなく、

「この言葉は今、本当に必要なのか」

を考えることです。

一回の電話で全部伝えようとしなくても大丈夫です。

受付なら受付。

担当者につながったら担当者。

相手の反応を見ながら、その時必要なことを話す。

僕はその方が、ずっと電話しやすいと思っています。

もし今、

「自分の台本、長い気はするけど、どこを削ればいいのか分からない」

という状態なら、

そのまま一度見せてください。

実際に読むことを前提に、一緒に整えます。