【仕事術マガジンVol.1】朝の30分で1日の生産性が決まる。私の在宅勤務ルーティン
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朝のルーティンとスケジュール設定で、
その日の生産性はほぼ決まる。
在宅勤務を始めてから、
私はそう感じるようになりました。
以前の私は、
仕事を始めるとまずパソコンを開き、
メールやチャットを確認していました。
すると次々に
「今すぐ対応したほうがよさそうな仕事」
が目に入ります。
「これだけ返信しよう」
「この依頼だけ終わらせよう」
そうして手を付け始めると、
気付けば午前中が終わっていることもしばしば。
頼まれた仕事をすぐやることはできます。
しかし、
自分が進めたかった仕事はほとんど進みません。
結果として、先週立てた計画や、
本来優先すべきタスクが後回しになっていました。
1. パソコンを開く前に手帳を見る
そこで私は、仕事を始める順番を変えました。
まず確認するのは、
先週手帳に手書きで書いておいたタスクです。
・今週やろうと思っていたこと
・本来優先したかったこと
・長期的に進めたい仕事
これを最初に確認することで、
他人の仕事ではなく、
自分の仕事から1日を始められます。
2. 今日と明日の予定を確認する
次に、本日と翌日のスケジュールを確認します。
・会議の時間
・面談の予定
・締切のある仕事
・外出や移動予定
明日まで確認することで、
「今日終わらせるべきこと」
が見えやすくなります。
3. 30分だけメールとチャットを確認する
ここで初めてパソコンを開きます。
メールやチャットの確認時間は
30分と決めています。
5分以内で返信できる内容は、
その場ですぐ返信します。
一方で、
・返信に時間がかかるもの
・調査が必要なもの
・緊急ではない依頼
・まとまった作業が必要な案件
については、その場で取り掛かりません。
メモを残し、期限を確認し、
タスクとしてスケジュールに落とし込みます。
4. タスクの順番と作業時間を決める
30分経過したら、
その日に完了させる予定のタスクを並べます。
・何から取り掛かるか
・どれくらい時間を使うか
・いつ終わらせるか
これを決めてから、
1つ目のタスクに着手します。
もし予定時間を超えた場合は、
どれだけ時間がはみ出したかを記録します。
この記録があることで、
次回以降の予定精度も上がっていきます。
あえて「メールを後回し」にしない理由
仕事術の本などでは、
「メールやチャットは昼前に確認する」
という方法も紹介されています。
確かに集中時間を確保するという意味では
理にかなっています。
しかし私の場合、
それをするとメールを送ってくれた,
相手の仕事を止めてしまうことがあります。
そのため、朝一番に短時間だけ確認し、
すぐ返せるものは返す。
時間がかかる場合は、
「確認しました。○時までに返信します」
「本日中に回答します」
と一言だけでも伝えるようにしています。
これだけでも相手は安心できます。
私はアナログ、チームはデジタル
パソコンやAI、
さまざまなツールがある時代ですが、
私の脳みその構造は、
そこまでデジタル化できるほど賢くありません。
メールのことを考えながら別の仕事をする。
チャットを気にしながら資料を作る。
そんなマルチタスクは、
私には向いていませんでした。
だからこそ、
頭の中を1つのことだけに集中できる状態を作る。
そのために、
・手帳を見る
・予定を確認する
・30分だけメールを見る
・タスクを決める
・1つずつ終わらせる
という流れを作っています。
一方で、チームで進める仕事については
積極的にデジタルツールを活用しています。
個人の集中はアナログで整え、
チームの共有や管理はデジタルで効率化する。
この使い分けが、
今の私にはとても合っています。
チームでのタスク管理や、
実際に活用しているデジタルツールについては、
また別の記事でご紹介したいと思います。
このブログでは、仕事や家庭で忙しい方が、
自分らしく仕事の効率を最大化する方法を
発信していきます。
在宅勤務歴3年半の中で
試行錯誤しながら改善してきた、
・集中できる環境づくり
・仕事の効率化
・在宅勤務の工夫
・仕事術や時間管理
について、
毎週水曜日に更新していく予定です。
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