データを活用するためには、データの入力の仕方に注意が必要という話です。
Excelを使うメリットの１つは、たくさんのデータを入力しておいて、後で条件に合ったものだけを抽出するとか、他の表と突き合わせて別の資料を作成できることです。
こういった作業を簡単にできるようにExcelにはさまざまな機能や関数が用意されており、作業を効率よく進められるようになっています。慣れてくればさほど難しいことではありません。
が、困ったことになるのがデータの入力の仕方に一貫性がない場合や、本来は値を示すデータなのに文字列で入れてしまっている場合です。例としては、
・同じ物を指すデータなのに異なる文字を使っている（りんご、リンゴ）
・値を表すデータを単位まで文字で入力してしまっている（1kg, 30cm)
・日付を表すデータを文字で入力してしまっている（3月末、4月中）
ExcelもVBAマクロもその他プログラム言語もデータを処理するには一定のデータの一貫性が必要になるのは機械的に処理するため仕方のないことです。
Excelでは値は値としておいて、画面に表示する際にはどう表記するかというありがたい設定が用意されています（セルの書式設定）。これを使用することで、ただの1が1kgと表示されたり2023/3/5が令和5年3月と表示できたりします。関数やマクロで処理する際には元の値の1や2023/3/5で機械的に処理できて嬉しいわけです。
新規にみんなで使うExcel表を起こしたとき、こういったデータの一貫性をシビアに要求すれば、のちのちデータを処理する際にわずらわしい作業が発生せずに済みます。これらは入力規則で入力の仕方をガイドしたり制限することでもより精度の良い入力を促すことができると思います。
