Excelデータの選択と並べ替え

Excel表に入っているたくさんのデータの中から、特定の条件に合致した行データだけを抽出する作業をときどき依頼されます。一般的にはフィルター機能を使用すれば即座に結果を得ることができます。

「特定の条件に合致する」の「特定の条件」が、複数の項目に渡るようなものでも抽出条件になる項目ごとにフィルターをかけていくだけで絞り込むことができます。

ただし、フィルターの場合の条件はフィルターAに該当し、さらにフィルターBに該当する、というふうに論理式で言えばAND条件(AでかつB)になリますのでそれでは上手くいかない抽出作業も発生します。

また、フィルターをかけた状態というのは該当しない行を一時的に非表示にしたようなものなので、抽出されたものを個別のワークシートとして活用していくには若干不便が生じます。

自分がよく行うのは、まず条件Aに該当するものとそうでないものを行の並べ替えでざっくり分けてしまい、拾われたものを少しづつ取捨選択する段階的抽出です。この場合、拾ったものを表の上方に集め、拾わなかったものを下方に置いておくことで、作業結果の確認・見直しに使えます。

最終的に希望するデータだけにするには論理式を入れた列が必要になってくるとは思いますが、初めから複雑な論理式で抽出せずとも作業が成立する場合であれば、ざっくり分けて、また分けてを行ってからにするのも一考かと思います。

なお、抽出し終わった時に、抽出を開始する前の各行の位置関係が保持されていてほしい場合は、まず最初に全ての行に連番を振った列を追加しておいて、最終形になった時点で連番順に並び替えれば作業前の並びのまま、必要な行だけが残ったような見栄えになると思います。