異動・休み前の「引き継ぎ資料」を短時間で作る4つのコツ｜AIに渡す前にメモしておくこと

「来週から休むので、担当業務をまとめておいてほしい」「異動が決まったけれど、引き継ぎ資料を作る時間がない」引き継ぎ資料は、急いで作ることになりがちな書類です。生成AIに「引き継ぎ資料を作って」と頼めば形は整いますが、中身は自分の頭の中にしかありません。AIに渡す前に、次の4つをメモしておくと、短い時間で使える資料になります。

コツ1：「いつ・何を」の一覧から始める

最初に作るのは、きれいな文章ではなく、仕事の一覧です。毎日やること毎週・毎月決まった日にやること年に数回だけ発生すること（締め、更新、点検など）特に抜けやすいのは「年に数回だけ」の仕事です。カレンダーや過去のメールを見返して、日付と一緒に書き出します。

コツ2：手順より先に「判断の基準」を書く

引き継いだ人が困るのは、手順よりも「この場合はどうするか」です。金額がいくらを超えたら上長に確認するか返事が来ないとき、何日待って連絡し直すか例外的な依頼を断ってよいかどうかこうした判断の基準を1行ずつ書いておくと、問い合わせが減ります。

コツ3：「誰に聞けばいいか」を必ず入れる

資料にすべてを書くことはできません。分からないときに聞く相手を、仕事ごとに書いておきます。社内の担当者、取引先の窓口、システムの管理者などです。（実際の名前や連絡先は社内の資料にだけ書き、外部のAIサービスには入れないようにします。）

コツ4：ファイルの場所はそのまま書く

「共有フォルダにあります」では探せません。フォルダの階層やファイル名を、そのまま書いておきます。よく使うものは上から順に並べると見やすくなります。

AIに頼むときのひな形

メモができたら、AIには次のように頼みます。1. 上の4つのメモ（個人名・社名・金額などは伏せ字にする）2. 「初めてこの仕事をする人向けに」「表にできるところは表に」3. 「分からない点があれば、質問を先に出して」最後の一文を入れると、AIが抜けている情報を質問として返してくれるので、書き漏れに気づきやすくなります。出てきた資料は、伏せ字を元に戻したうえで、日付やファイル名が正しいかを自分で確かめます。

まとめ

1. 仕事の一覧から始める（年に数回の仕事を忘れない）2. 手順より先に判断の基準を書く3. 聞く相手を書く4. ファイルの場所はそのまま書く引き継ぎ資料は、自分がいなくても仕事が回るようにするための書類です。完璧な文章よりも、困ったときに答えが見つかることを優先すると、作りやすくなります。手順のメモをもとに、業務マニュアル・手順書の形にまとめる作成代行も出品しています。プロフィールの出品一覧からご覧ください。