会議メモをAIで「読まれる議事録」に整える3つのコツ｜決まったこと・宿題・期限を先に書く

会議のあと、走り書きのメモを議事録にまとめる作業は意外と時間がかかります。生成AIにメモを貼って「議事録にして」と頼めば文章は整いますが、話した順に並んだだけの議事録は、後から読み返されません。
読まれる議事録にするための、3つのコツをまとめます。

コツ1：最初に「決まったこと」を書く

議事録を開いた人が一番知りたいのは、話の流れではなく結論です。AIに頼むときは、並べる順番を指定します。 1. 決まったこと
2. 宿題（誰が・何を・いつまでに）
3. 決まらなかったこと・次回に持ち越すこと
4. 話し合いの要点 「話の流れ」は最後に回すか、短く要点だけにしてもらうと、読む人の負担が減ります。

コツ2：宿題は「誰が・何を・いつまでに」の3点セットにする

「資料を確認する」だけでは、誰がいつまでにやるのかが分かりません。AIに渡す前に、メモの宿題の部分にだけ担当と期限を書き足しておきます。 ・担当：〇〇さん（名前はAIに渡すときは伏せ字にする）
・内容：見積もりの再確認
・期限：11月13日（金） 期限が会議中に決まらなかった場合は、空欄のままにせず「期限未定（次回決める）」と書くと、抜けに気づきやすくなります。

コツ3：メモにない内容を足さないよう頼む

AIは、メモにない内容をそれらしく補ってしまうことがあります。頼むときに、次の一文を入れておきます。 「メモに書かれていないことは追加しないでください。分からない部分は【確認】と書いて残してください」 【確認】の印が付いた部分だけ、自分の記憶や参加者に確かめれば済むので、見直しが早くなります。

AIに渡す前の注意

社外の人の名前、会社名、金額などは、伏せ字にしてからAIに渡します。社内のルールで外部のAIサービスが使えない場合は、上の順番（決まったこと→宿題→持ち越し→要点）を手で書くだけでも、読みやすさは大きく変わります。

まとめ

1. 最初に「決まったこと」を書く
2. 宿題は「誰が・何を・いつまでに」
3. メモにないことは足さず、【確認】で残す 議事録は、会議に出ていない人が読んでも次の行動が分かることが大切です。順番を決めてからAIに頼むだけで、まとめる時間も、読む時間も短くなります。 会議メモや手順のメモをもとに、業務マニュアル・手順書の形にまとめる作成代行も出品しています。プロフィールの出品一覧からご覧ください。