社内のお知らせ文をAIで「一度で伝わる」形にする3つのコツ｜読む人がやることを先に書く

システムの切り替え、提出物の締め切り、ルールの変更。社内向けのお知らせを出したのに、あとから同じ質問が何件も来た経験はないでしょうか。生成AIに「お知らせ文を書いて」と頼むと丁寧な文章はすぐにできますが、丁寧なだけでは読み飛ばされます。一度で伝わるお知らせにするための、3つのコツをまとめます。

コツ1：一番上に「あなたがやること」を書く

お知らせを読む人が知りたいのは、背景よりも「自分は何をすればいいのか」です。AIに頼むときは、文章の順番を指定します。1. 読んだ人がやること（ある場合）と期限2. 対象者（全員か、一部の人だけか）3. 変わる点・変わらない点4. 背景・理由5. 問い合わせ先「やることは特にない」お知らせなら、そのことも一行目に書いておくと、読む人は安心して読み終えられます。

コツ2：日付と曜日、時刻はAIに任せず自分で入れる

AIは日付と曜日の組み合わせを間違えることがあります。「11月20日（木）」のように、日付・曜日・時刻はメモの段階で自分で書いておき、AIには「日付と時刻は変えないでください」と伝えます。締め切りが「当日中」なのか「17時まで」なのかも、あいまいにせず書いておくと、問い合わせが減ります。

コツ3：「よくある質問」を3つ先に考えてもらう

下書きができたら、AIに次のように頼みます。「このお知らせを読んだ社員が質問しそうなことを3つ挙げてください」出てきた質問のうち、答えがお知らせに書かれていないものを本文に足します。自分では当たり前だと思っていた前提が抜けていることに気づけます。

AIに渡す前の注意

社員の名前や取引先名、社外秘の内容は、伏せ字にしてからAIに渡します。社内のルールで外部のAIサービスが使えない場合でも、上の順番（やること→対象者→変わる点→理由→問い合わせ先）で手書きするだけで、伝わり方は大きく変わります。

まとめ

1. 一番上に「あなたがやること」と期限を書く2. 日付・曜日・時刻は自分で入れて、AIに変えさせない3. 「よくある質問」を先に考えて、本文に足しておくお知らせは、読んだ人が迷わず動けることが一番大切です。順番を決めてからAIに頼むだけで、書く時間も、あとの問い合わせ対応も減らせます。社内のお知らせや手順のメモをもとに、業務マニュアル・手順書の形にまとめる作成代行も出品しています。プロフィールの出品一覧からご覧ください。