AIにExcelの関数を作ってもらうときの3つのコツ｜一発で動く式にするための頼み方

「この表から、条件に合う行だけ合計したい」「別シートの一覧から名前を探して転記したい」。Excelの関数は、生成AIに頼むとすぐに式を出してくれます。ただ、貼り付けてみると「#N/A」や「#VALUE!」が出たり、一部の行だけ計算が合わなかったりすることがあります。一度で動く式にしてもらうための、3つのコツをまとめます。

コツ1：「表の形」を文字で伝える

AIは、こちらの画面を見ていません。どの列に何が入っているかを伝えないと、列の位置を推測して式を作ります。・シート名（例：「売上一覧」）・見出しの行（例：1行目が見出し、データは2行目から）・列ごとの中身（例：A列=日付、B列=担当者、C列=金額）・データの行数の目安（例：最大1,000行くらい）この4つを書いてから「やりたいこと」を伝えるだけで、列のずれによるミスはほとんどなくなります。

コツ2：「使っているExcelのバージョン」を書く

新しい関数（XLOOKUP、FILTER、UNIQUEなど）は、古いバージョンのExcelでは使えません。AIは便利な新しい関数を優先して使うことが多いので、「Excel 2016を使っています」「会社のPCと自宅のPCで同じファイルを開きます」のように環境を伝えておくと、どちらでも動く式を出してくれます。分からない場合は「古いExcelでも動く式でお願いします」と書いておくと安全です。

コツ3：「答えが分かっている3行」で確かめる

式ができたら、すぐに全体へコピーせず、手計算で答えが分かる3行ほどで結果を確かめます。・普通のデータの行・空欄がある行・条件にぎりぎり当てはまる行（例：ちょうど10,000円、月末の日付）合わない行があれば、その行の中身をそのままAIに伝えて「この行が○○になるはずが△△になります」と聞き直すと、直し方を具体的に教えてくれます。

AIに渡す前の注意

顧客名や金額などの実データは、AIに貼り付けないようにします。列の構成だけを伝えるか、「山田」「A社」のような仮のデータに置き換えたサンプルで十分です。

まとめ

1. 列ごとの中身と見出しの行を、文字で伝える2. Excelのバージョンと、開くPCの環境を書く3. 答えが分かっている3行で確かめてから全体に広げる関数だけでは手順が多すぎる作業は、ボタン1つで動くマクロ（VBA）にすると楽になります。Excel作業の自動化（VBA）の作成代行も出品していますので、プロフィールの出品一覧からご覧ください。