外注の依頼文は「目的・分量・形式・納期・確認方法」の5行で足りる

「議事録をお願いします」とだけ書いた依頼で、話者名なしの全文が届く。頼んだ側は要点だけ欲しかった。どちらが悪いわけでもなく、依頼文に1行足りなかっただけです。

募集文を毎日読んでいると、やり取りが少なく済みそうな依頼には共通点があります。次の5つが、それぞれ1行ずつ書いてあることです。

■ 目的: 何に使うか

「自社サイトの集客記事」「会議の決定事項を共有する」「この名簿に電話をかける」。使い道が分かれば、細かい指示が無い部分は受注者が判断できます。書いていないと、その判断が全部質問になって返ってきます。

■ 分量: 数字で

「2,000〜2,500字」「音声60分」「300件」。「多め」「少しで」は人によって倍くらい違います。

■ 形式: 納品物の見た目

文字起こしなら、素起こし・ケバ取り・整文のどれか、話者名を入れるか。データ入力なら「A列 会社名、B列 住所、C列 電話」の並び。ファイルの種類もここに。手元に「こういう形」という見本が1枚あれば、それを添えるのがいちばん早いです。

■ 納期: 日付と時刻

「なるべく早く」ではなく「10月20日 18時」。素材（音声・原稿・データ）をいつ渡すかも一緒に書くと、受注者は作業日を空けられます。長い仕事なら、初稿の日を別に決めておくと方向のずれを早めに直せます。

■ 確認方法: どこで一度見るか

「冒頭5分を先に見せてほしい」「最初の20件で表記を確認したい」。途中で一度見る場所を決めておくと、最後にまとめて直すことになりません。修正が何回まで含まれるかも、ここで決めます。

5つ全部が決まっていなくても、依頼はできます。決まっていない項目は「未定」と書いておけば、受注者の側から質問して埋めていけます。

文字起こし・記事・データ整理・Excelの作業を受けています。依頼文を書く前の「これ、頼める内容？」という段階のご相談でも、メッセージをいただければ返信します。