文字起こしの精度は録音前の5分で決まる（端末の置き方・同意・用語一覧）

文字起こしのご依頼で、仕上がりの差がいちばん出るのは、実は作業の腕ではなく「録音の状態」です。同じ1時間の会議でも、録音の仕方しだいで、聞き取れない箇所の数が大きく変わります。作業する側から見た「これをやっておくと仕上がりが良くなる」を3つ書きます。

■ 1. 端末の置き方

対面の会議なら、録音する端末（スマホやレコーダー）を机の中央、話者から等距離になる位置に置いてください。壁際や端に置くと、遠い人の声が小さくなります。紙をめくる場所やコップを置く場所の近くも避けます。

オンライン会議なら、会議ツールの録音機能を使うのがいちばんです。各人のマイクの音が直接入るので、対面よりむしろ精度が高くなります。スピーカーの音を別の端末で録ると、音がこもって精度が落ちます。

人数が多い会議は、端末を2台、机の両端に置くと安心です。あとで聞きやすいほうを使えます。

■ 2. 録音の同意と冒頭の一言

録音は、参加者に伝えてから始めてください。「議事録作成のために録音します。文字起こしは外部に依頼し、録音データは議事録の確定後に削除します」の一言で十分です。社外の方がいる会議は、事前にメールで伝えておくと安心です。

録音の冒頭に「◯月◯日、◯◯会議、参加者は…」と吹き込んでおくと、ファイルの内容が分かり、文字起こしの見出しにもなります。

■ 3. 用語一覧

文字起こしが間違えるのは、ほとんどが固有名詞と専門用語です。参加者の名前（漢字と読み）、社名、製品名、社内の略語を一覧にして、録音と一緒にお送りください。この一覧があるだけで、固有名詞の誤りはほぼ無くなり、確認の往復が減ります。一度作れば、次の会議でも使えます。

■ まとめ

・端末は机の中央に。オンラインは録音機能で

・録音の同意を取り、冒頭に会議名を吹き込む

・参加者と用語の一覧を添える

この3つがあれば、文字起こしは短い納期で、聞き取れない箇所の少ない仕上がりになります。録音の状態に不安がある場合も、冒頭5分を先にお送りいただければ、仕上がりの見込みをお伝えできます。会議・インタビューの文字起こし、議事録の作成を承っていますので、お気軽にご相談ください。