【業務改革ブログシリーズ 第7回】
非効率の“詰まり”を見つけて、スムーズな現場へ
1. はじめに：業務フローを「書いただけ」で止まっていませんか？
改善活動を始めると、最初によくやるのが「現状の業務フローを書き出す」こと。
誰が・何を・いつ・どうやって、という業務の流れを“見える化”するのは、改革の第一歩です。
…ですが、こんな状態で止まっていないでしょうか？
• 書いてはみたけど、「どこを直せばいいか分からない」
• フロー図はあるけど、誰も見ていない
• 結局、改善につながっていない
今回は、「業務フローから“ムダ”を見つける視点」と、「それをどう仕組みに変えるか」についてお話しします。
2. 手戻りやムダが起こる典型パターン
業務フローを見ると、意外と多いのが次のような“非効率の温床”です。
代表的な例：
• 二重入力：Excelと紙でダブル記録、システムと台帳で重複など
• 無駄な承認ルート：何段階もの承認・回覧が必要で、1つ止まると全体が止まる
• 属人タスク：あの人しかできない、聞かないと分からない作業が多い
• “つながらない”システム：一部だけIT化されていて、かえって手間が増える
このような部分は、「見える化」されたフロー図の中で、赤ペンでぐるっと囲みたくなるポイントです。
手戻り・ミス・時間のムダが発生しやすく、改善インパクトも大きい場所です。
3. 改善の第一歩は、「現場が困っている工程」に注目すること
「業務フローをどう使うか？」で効果はまったく違います。
単に手順を並べるだけでなく、次のような視点で“詰まり”を見つけていくと、改善の道筋が見えてきます。
✅ 注目ポイント：
• 手書きや転記が多い工程（＝二重入力・ミスの温床）
• 判断が人に依存している部分（＝属人化）
• 「今どうなってる？」と毎回確認が発生している工程（＝進捗共有の仕組みがない）
4. 三本柱の3つ目：「生産計画入力・通知の仕組み化」でムダを防ぐ
これまでのブログで紹介してきた「仕組み化の三本柱」。
今回はその3つ目「生産計画の仕組み化」が、業務フローの改善にどう効くかをご紹介します。
■ 生産計画がうまく共有できていない現場で起こること：
• 作業担当が「今日どの製品をやるか分からない」
• 前日までの予定と変わっていたのに現場に伝わっていない
• 進捗が把握できず、上司からの確認が何度も発生
• 計画変更がExcelにだけ反映されていて、現場の紙に反映されていない
■ 仕組み化のポイント：
• 生産計画を1カ所で入力し、全員が同じ情報を参照できるようにする（例：Access、SharePoint、Google AppSheetなど）
• 日ごとの計画を現場でもすぐに確認できる画面や印刷レイアウトで共有
• 新規の計画入力や変更があった場合には、該当する担当者に通知（メール／Teamsチャットなど）
• 実績入力と連動して進捗がリアルタイムで見える化される仕組み
■ 得られる効果：
• 「今どうなってる？」の確認が激減
• 現場の段取りミスが減る
• 属人化していた「伝える・確認する」業務が不要になる
• 手戻りや確認作業が減り、“前に進む時間”が増える
5. 「業務フロー」×「仕組み化」で、“動く現場”をつくる
業務フローの見直しとは、「紙の図をきれいにする」ことではありません。
日々のムダを、動きやすい形に置き換えることです。
• 見直す
• 気づく
• 仕組みに落とし込む
この流れができると、現場の負担が減り、「前に進んでいる実感」が生まれます。
6. まとめ
• 業務フローは、改善の“地図”になるもの。見直し方にコツがあります
• 「二重入力」「属人化」「通知不足」は見直しの狙いどころ
• 特に生産計画は、入力・共有・通知を一元化するだけで現場の効率が一変します
• フローを整え、動く仕組みに変えることで、“ムダのない現場”が少しずつ形になっていきます
7. 次回予告
次回は、補助金と仕組み化の効果を最大化する「導入前の検証」を解説します。
※この記事でご紹介したような「中小企業に合ったしくみ化」は、
実際に現場の業務をヒアリングしながら、一緒に整える形でご支援しています。
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