管理職は空白を作れ！

おはようございます。

本日は「役割を担うための空白」についてお話いたします。

空白・・つまり、時間を空けることは仕事をする上でとても重要なのです。

仕事において、私も相当に意識をしておりますが、中々作ることができないのが”空白の時間”です。

実は以前、とある医療機関に経営支援で介入していた時のことです。

医療機関も介護施設も同じですが、現状の経営課題を打破するということは、新しい取り組みを行うということです。

つまり、今のやるべき業務にさらに追加されるのが、経営課題を打破する取り組みなのです。

ということは、１日８時間という勤務時間の中で、時間を変えずに追加業務を行うには無駄な仕事を省き、やるべき業務を選択して集中する必要があります。

これは仕事の効率性を図るということに等しいのです。

医療機関では、課題であった集患（集客）と看護師や事務員の採用に取り組む必要があり、私が戦略立案から実行支援を行いますが、取り組む以前の課題として挙げられたのが『事務長の時間確保』です。

事務長は日々忙しく、院長とタッグを組んで医院経営に臨んでいました。しかし、医療機関における事務長の業務はあまりにも多かったのです。

経理、総務、クレーム対応、各会議への参加、コロナ対応、新規患者の受付、送迎、採用など、役割が多岐に渡ります。

そこで、まず行ったのは事務長の時間をどのように確保するかです。

確保するために必要なのは、事務長自身が「自分に空白の時間がない」ことを認識することから始まります。

そして、これまでの自分の業務を振り返り「タイムスタディ」を行います。

１週間や１ヵ月など、長期間の測定は物理的に難しいのでとりあえず１日で大丈夫です。

すると、事務長の仕事内容に対してどのくらいの時間を費やしているのか把握できます。結果としては、午前と午後の送迎に１日の半分を費やしていることが分かりました。

果たして、事務長の「仕事」を考えた時に「送迎」の優先順位は高いのでしょうか。事務長の給与単価と価値を考えれば、送迎業務に４時間費やすのは適切ではありませよね。

であれば、最も重要な仕事に時間を費やすべきなのです。

その後、送迎担当者を採用し、事務長の時間を物理的に１日/４時間を確保しました。

仕事で考えるべきは、組織における自分の役割を認識し、何を優先に取り組むか？です。

そこで、私がよく使用するのが有名な”４象限のマトリクス”です。

それが第二領域です。

この図で重要なのは、将来的に成果を生む活動です。

今、様々な組織で重要なのは、この「第二領域」です。目の前の第一領域となる日々の業務をやりながら、そして１日８時間の中で過ごす無駄な仕事を捨て、どうにか第二領域の時間を作るのです。

この第二領域は、将来的に成果を生むために必要な”種まき”活動です。

私はこの第二領域に、読書や筋トレ、日々の仕事における振り返り、新しい支援内容の開発、顧客開拓の検討などを入れております。

今すぐ成果が上がるものではありませんが、この空白の時間「第二領域」をつくることは、一時的に売上が下がったとしても、後々、それを上回る成果を手にできます。

忙しいのはよくわかります。売上が一時的に下がるのも怖いでしょう。しかし、この空白の時間を作ることは、より良い戦略を生み出し実践できるのです。

ただし、相当な覚悟と勇気が必要ですが・・・・

ぜひ、皆さんの組織でも「空白の時間」を作るようにしてください。

それでは。