おはようございます。
本業のコールセンターでは毎月3本くらい新規取引先が増え、
軌道に乗せるまでが、大変です
打合せの段階から、どうやって現場へ展開すれば混乱することなく
現場へ展開できるか、ある程度情報精査が必要になります。
いくら時間がなかったとはいえ、もらった資料や想定FAQをそのまま展開するようでは、言葉が専門用語すぎてわからないってこともあります。
今、まさに大きな案件が進行中なのですが、
その立ち上げた方は、まさに上記で述べたようにそのまま
右から左へ仕事を流すタイプなので、現場から質問をもらう側としては結構迷惑なのです。
意味が分からないと内線が増え、こちらも疲弊します
肝心な当人に質問しても、右から左へ流しただけなので
何も知らないってこともありました。
どんなレベルの人が働いていて、
この内容で果たしてわかるのだろうか
常に使う側の視点を持って構築しないと、
的外れなものになり、反って二度手間です。
なので、私が構築するときは
使う側の視点を忘れません。
もらった資料も、使えるものは使いますが
表現が難しかったり、長文で読みにくいものはリライトを入れます。
欲しい情報だけ残し、あとは捨てます。
情報が多いから必ず得をするわけでもない。
もちろん知っている事が多いのはとてもいいことですが、
肝心なその情報を駆使できないようでは、知らないも同然。
情報であふれかえっている今、知りたいことだけ知れればそれでいいのです。
そういう段取りは非常に大切なことです
思い付きで作るんじゃなくて、ある程度構想を練り、
イメージに合った形で展開しないと、実際運用してみると
その運用じゃ、全く稼働できておらず、修復作業に膨大な
時間を要します。
例えば、マニュアルもそうですが、動画作成でも使えるような資料を予め作るのが一番効率的です。
よくその方は、新人研修で何時間も内線で会社概要の説明を行っています。
正直時間の無駄遣いだと私は思います。
何度も説明する必要がある資料であれば、動画に収めてしまう
それを観てもらえばいいものを、その方はわざわざ会話形式で行います。
新人であれば、もちろん関係性を作る必要があるので、
あえてやっているとも理解できます。
しかし少数精鋭であれば、時間をもう少し有効的に使わなければ
いつまで経っても仕事は終わりません。
事実その方は、サビ残をして長い時間働いていますが、
そのうち限界がくるでしょう。。
こういうのも段取りさえ、うまくできれば、自分を犠牲にしなくても
効率よく働けるのではないでしょうか。
日々多くのタスクをこなすうえで、私は隙間時間を逃しません
なので、会社から残ってくれと言われない限り、定時で上がれます。
限られた時間の中で、多くのタスクを計画性を持ってこなしているからです。
正直残業までして行うタスクはそんなにあるものなのでしょうか
緊急性を除きますが、ほとんど残ってやってる仕事は残業までして行う作業ではない方が、少なくとも私の職場にはあふれています。
段取り、効率化って本当に大切だと私は思います
