引き継ぎの手順書に。操作・目印・完了をそろえる3つの工夫

こんにちは、ハピよかです！

作業を引き継ぐとき、手順書だけでは伝わらず、口頭の説明を何度も足していませんか？読む人が迷う場所を、少しずつ減らしていきましょう。

そんなときは「1手順に1つの操作」を目安に、操作・目印・完了の3つをそろえてみましょう。

1. 操作を分ける

「資料を開いて入力し、保存する」と一文に詰めず、「資料を開く」「項目に入力する」「保存する」と分けます。順番がある作業には番号を付けましょう。

2. 目印を具体的にする

「右のボタン」だけでなく、実際の画面に表示されるボタン名も書きます。画像を添えるなら、押す場所や入力欄が分かるようにします。

3. 完了の状態を書く

操作だけで終わらず、「指定のフォルダにファイルがあることを確認する」など、何を見れば終わりと分かるかを添えましょう。

画面の配置や表示名は変わることもあるため、手順書は実際の画面と照らし合わせて確認します。共有する画像には、個人情報や社外秘の内容を入れないようにしてくださいね。

まずは引き継ぐ作業を1つ選び、初めて読む人に試してもらいましょう。質問が出た箇所を追記することも、手順書を育てる一歩です。