新人さん・パートさんに渡す作業手順書、伝わる書き方の5つのコツ

「閉店後の片付け、教えたはずなのに毎回どこか抜けている」。小さなお店ではよくある話です。原因は新人さんではなく、渡している手順書のほうにあることが多いと思います。

ここでは、新人さんやパートさんに渡す作業手順書を、読まれて使われる形にするコツを5つ紹介します。例は、カウンターと小上がりだけの小さな居酒屋「閉店後の片付け」です（架空のお店です）。

■1. 1枚に1つの作業だけ

「閉店作業マニュアル」を1冊にまとめたくなりますが、分厚いものは開かれません。「厨房の片付け」「ホールの片付け」「レジ締め」と分けて、1つの作業を1枚にします。「今日はホールだけ覚えてね」と渡せるので、教える側も楽になります。

■2. 番号つきの手順に、写真を1枚ずつ

「きれいにしておく」だと、人によって仕上がりが違います。「3. 焼き台の網を外して、水を張ったシンクに漬ける」のように、手の動きがわかる文にして番号を振ります。そして、迷いやすい手順だけでいいので、終わった状態の写真を1枚ずつ。片付いたカウンターの写真があるだけで「どこまでやれば終わりか」が伝わります。スマホで撮れば十分です。お客様やほかのスタッフの顔が写り込んでいないかだけ確かめてください。

■3. 安全に関わる決まりには「なぜ」を書く

「揚げ油が冷めるまで、フライヤーの片付けはしない」。理由が書いていないと、急いでいる日に飛ばされます。「熱い油は少しの水でもはねて、やけどにつながるから」と一言そえると、守られやすくなります。

ただ、どの決まりを、どの順番で守るかを決めるのは店長さんです。案ができたら店長さんが中身を確かめ、承認した日と名前を書き入れておきましょう。また、法令で決まった安全教育や点検がある作業では、手順書はその代わりにはなりません。

■4. 最後に短いチェックリスト

手順の最後に、帰る前に見る項目を5つほど並べます。

□ ガスの元栓を閉めた

□ フライヤーの火が消えている

□ 冷蔵庫・冷凍庫の扉が閉まっている

□ 生ゴミをふたつきの容器に出した

□ 裏口の鍵を閉めた

翌朝の「冷蔵庫が半開きだった」は、この段階で防げることが多いです。チェックした人の名前を書く欄があると、引き継ぎにも使えます。

■5. 貼り出す1枚版を作り、手順が変わったらすぐ直す

詳しい手順書とは別に、チェックリストと大事な決まりだけを大きな字で載せた1枚を作り、厨房の出口に貼ります。濡れた手で手順書をめくらなくても、ひと目で確かめられます。

意外と抜けるのが更新です。食洗機を入れ替えた、ゴミの出し方が変わった。そんなとき手順書だけ古いままだと、新人さんは古いほうを信じます。右上に「最終更新日」と「確かめた人」を書いておき、やり方を変えたらその日のうちに直す。これを決めておくと続けやすくなります。

ちなみに、手順書を書く近道は、慣れた人の作業を横で見ながら、やったことをそのまま書きとめることです。慣れた人ほど「当たり前」を飛ばしてしまいます。できた手順書を新人さんに渡して、その通りにやってもらうと、抜けがすぐ見つかります。

ラクワーク工房では「提案書・マニュアル・報告書など業務文書を作ります」で、こうした手順書づくりをお手伝いしています。店長さんから作業の流れを伺い、何をどう書くかを私が考えて、生成AIと一緒に形にします。できたものは私がしっかり読み返して確かめてからお渡しし、安全に関わるところは最後に店長さんに確かめていただきます。外国人のスタッフさんがいるお店には「手順書・掲示を外国人に伝わるやさしい日本語にします」もあります。閉店後の片付けで困っていたら、出品ページから気軽に声をかけてください。