【VBAで感動する瞬間⑰】道具は正しく使うと成果が変わる。ExcelとVBAで仕事が楽になる話
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こんにちは。
ごんた＠VBAレッスンです。
今日は仕事中に、久しぶりに 「郵便番号を1文字ずつセルに入力する」Excel文書に遭遇しました。
さらに別の資料では セル結合されたデータベース にも出会い、思わず「これは…」とちょっとイラっとしてしまいました。
こういうExcelの使い方を見ると、
「Excelの本質が理解されていないな…」
と感じてしまいます。
気づいた瞬間に、すぐ様式を直しました。
■ Excelは“様式デザインアプリ”ではありません
Excelは本来、
データを扱うアプリケーション です。
だから、
- 1列に1項目
- 行にデータが並ぶ
- セル結合は使わない
- 1文字1セルにしない
これが基本。
これを崩すと、
検索・集計・分析・連携…
すべてが壊れてしまいます。
■ 1文字1セルは紙帳票の名残でしかない
郵便番号を
`1 2 3 4 5 6 7`
と1文字ずつ入力する文化は、紙の申請書の名残。
Excelでやる意味はありません。
- コピーできない
- 検索できない
- 結合しないと使えない
- 入力者の負担が増える
誰も得しない構造です。
■ セル結合されたデータベースはもっと危険
見た目は整っているように見えて、実務では致命的。
- ソートできない
- フィルターが壊れる
- 数式が不安定
- コピペでズレる
- 1行1レコードの原則が崩壊
つまり、
データとして成立していないということ。
■ 様式として使いたいなら“別シートでやるべき”
データはデータとして整然と管理し、
様式は別シートに作る。
そして、
VBAでデータを様式に流し込めば、伝票作成も一瞬で終わります。
- データベースの行を選ぶ
- ボタンを押す
- 様式に必要な情報が自動で反映
- 発注書・請求書・納品書なども即生成
これが最も合理的で、
最もミスが少なく、
最もメンテナンス性が高い。
VBAなら本当に簡単に実現できます。
■ 私自身も「正しく学ぶ」ことで飛躍できた
実は私自身、VBAを独学で学び始めました。
最初はネットの情報をかき集めて、
コピペしたり、マクロ記録を眺めたりしながら必死に覚えていました。
でも、
正しく教えてくれる方から学ぶようになって、
そこから一気に飛躍した成長ができました。
- なぜその書き方をするのか
- どこが本質なのか
- どこを省略してよくて、どこは省略してはいけないのか
- Excelの思想とは何か
これらを理解した瞬間、
VBAもExcelも“別物のように”扱えるようになりました。
■ 今日のまとめ
> 道具は、正しい使い方を覚えてこそ、
> 最大限の成果を引き出すことができます。
Excelもまったく同じ。
- データはデータとして扱う
- 様式は別で作る
- 結合セルは使わない
- 1文字1セルはやらない
- VBAで自動化すれば、伝票作成も一瞬で終わる
これだけで、
Excelは“ただの表計算ソフト”から
最強の業務改善ツール に変わります。
■ 初心者さん向けのレッスンはこちら
私のレッスンでは、
「正しい使い方が分かった！」
とスッキリ理解できるように、丁寧にお伝えしています。
初心者さんが安心して学べるように、
実務に直結する形でサポートしています。
