米軍プロジェクトで押さえておくべきサブミッタルを手間かけず終わらせる方法

From:まえもり

沖縄のオフィスより、、、

もしあなたが苦労して熾烈な入札を競り合い米軍プロジェクトを無事に落札た

のであれば頑張った自分につかの間の休息のご褒美を与えたとしても

次にやってくるのは、

パス申請や

作業着工に必要な工事申請、

米軍契約事務所とのミーティングと津波のように膨大な業務が押し寄せてくる。

そしてなんといっても時間がメチャクチャかかる

承認に必要な書類提出プロセスが待っている。

それがサブミッタルと呼ばれる書類作成だ。

このサブミッタルプロセスがある程度承認されていなければ、

せっかく作った工程表通りにプロジェクトを進めることはできない。

そしてサブミッタルは時間との勝負でもある。

サブミッタルプロセスで時間がかかり過ぎれば、

どんどん作業は遅れてしまう。

このプロセスをできるだけ早く済ますにはどうすればよいのかが今日の話である。

このサブミッタルプロセスは、米軍ビジネス参入したての企業はもちろんのこと、

ベテラン企業でも承認を得るのに苦労するプロセスだ。

サブミッタルを早く終わらせてプロジェクトを前に進めるために知っておかなければならないこと

サブミッタルのヒントをさらに覗いてみるポイントは二つ。

それは優先順位と時間配分を先に決めることだ。

優先順位を決めるにはブミッタルで求められている提出物を

プロジェクト開始前

プロジェクト進行中

プロジェクト終了前

の3つの段階で求められるものを分けること。

つまりどういうことかというと

「作業着工前に承認を得られなければプロジェクトをスタートできないアイテムか」

「作業進行中に品質管理業務で求められる作業なのか」

「早めに材料承認を得られなければならいないものなのか」

に分けてサブミッタルに必要な作業を行うかを決めることだ。

次に考えなければならないことは「時間配分」。

サブミッタルプロセスでベテラン企業もミスを犯すのがこの時間配分だ。

品質管理計画書であるQCプランや事故防止計画書であるAPPに時間をかけすぎてしまって他の提出物の提出にも影響が出てしまったりする。

それぞれの提出物の時間配分をしっかりを決めて取り組めば、目的意識を持って集中して提出書類作成できるようになる。

サブミッタルの作成プロセスを短縮する便利なツール

として提出書類をできるだけ早めに作り上げるためにある程度のひな形を会社独自で作っておくことだ。

例えば計画書はある程度書式が決まっているので、プロジェクトごとに詳細を書き換えれば完成できるテンプレートやマニュアルなどを作っておけばかなり時間短縮できるし、

仮に誰かに書いてもらうとしてもほぼ同じ形式の計画書を作ることができる。

米軍ビジネス実践会では、過去に書いた計画書を分析し、各プロジェクトに合うような計画書のテンプレートを作っているので、

品質管理計画書は仕様書と資格証や免許、材料データがそろっていれば、ほぼ1日で完成できる。（僕の場合は半日で仕上げることができる。）

他にも作成マニュアルとかがあれば、計画書がどんな意味を持ち、何を書き足していけばいいのかがわかるようになるのでサブミッタルを作り上げることで頭が真っ白になることはない。

ぶっちゃけ僕は前職でサブミッタルばかりやらされたおかげでサブミッタルは得意だ。

サブミッタル要員としての経験を活かしてそれらのテンプレートとマニュアルを作成し、それをサブミッタル未経験の新人に渡して作ってみるように指示を出したら新人社員は時間がかかったが3日で簡単に作成することができたのだ。

しかもそのテンプレートは何度でも繰り返して使えるし、規模の大小にかかわらずどんなプロジェクトでもつかえる。

（ぶっちゃけ言うがこのテンプレートとマニュアルを持っている企業はそうそう無い。）

サブミッタルの時間配分を考えれば、そんな便利な道具さえあればサブミッタルにかかる膨大な時間を大幅に短縮できるし、他のサブミッタル書類作成に時間をたっぷり割くことだってできる。

不慣れな英語を使うことが求められる米軍プロジェクト。

しかも専門性の高い語学力が必要だ。

プラス専門性の高い知識が求められる。

そんな時に使えるツールを会社内で作ることを検討してもいいだろう。