1. はじめに
「PowerPointで資料を作らないといけないのに、なかなか進まない…」そんな経験はありませんか？
スライドのデザインやレイアウトを考える前に、そもそも 「何を、どの順番で伝えるのか（＝構成）」 が決まっていないと、手が止まってしまうことがよくあります。
実際に、私がこれまで150件以上のPowerPoint資料のブラッシュアップを担当してきた中でも、「構成がまとまっていないために資料作成が進まない」というケースが非常に多いです。
本記事では、資料作成がスムーズに進む 「PowerPointの構成整理術」 を解説します。
2. なぜ資料作成が進まないのか？ ありがちな3つの原因
資料作成がスムーズに進まないのには、いくつかの共通した原因があります。
ここでは、特に多い 3つの問題点 を紹介します。
① 伝えたいことが多すぎて整理できない
原因
・伝えたい情報が多すぎる
・あれもこれも盛り込みたくなり、優先順位がつけられない
・スライドを作りながら情報を追加してしまい、途中で収拾がつかなくなる
結果
・どこから手をつけていいかわからなくなる
・スライドの内容が詰め込みすぎになり、伝わりにくい資料になってしまう
② スライドの順番が決まらない
原因
・どこから説明すればよいか迷う
・情報を並べる順番に悩み、何度もスライドを入れ替えてしまう
・話の流れを考えずにスライドを作り始める
結果
・スライドの流れがバラバラになり、一貫性のない資料になってしまう
・途中で話が脱線し、意図が伝わりにくくなる
③ いきなりデザインを考えてしまう
原因
・文章を入れる前に、スライドのデザインを考えてしまう
・「かっこいい資料にしたい」と考えるあまり、内容が決まる前にレイアウトに悩む
・デザインにこだわりすぎて、本来の目的を見失う
結果
・肝心の中身がまとまらず、作業が進まなくなる
・デザインに時間をかけすぎて、肝心の資料の内容が不十分になる
3. スムーズに進めるための構成整理術
それでは、資料作成をスムーズに進めるために、どのように構成を整理すればよいのでしょうか？
ここでは、具体的な解決策を3つ紹介します。
① 伝えたいことを1つのシンプルなメッセージにまとめる
まず 「何を伝えたいのか」 を明確にすることが大切です。
例えば、「この資料の目的は、◯◯の導入を上司に承認してもらうこと」のように、最終的なゴールを決めましょう。
そうすることで、伝えるべき内容が整理され、情報の取捨選択がしやすくなります。
② スライドのストーリーラインを決める
スライドの流れを整理するために、基本の構成を意識しましょう。
以下のような順番で組み立てると、伝わりやすい資料になります。
・導入（何について話すのか）
・課題（なぜこの話が重要なのか）
・解決策（どうすれば解決できるのか）
・具体例（実際のデータや事例）
・結論/次のアクション（何をすべきか）
この流れを最初に決めておけば、スライド作成がスムーズになります。
③ 手書きでもいいので下書きを作る
PowerPointを開く前に、 スライドの構成を手書きで下書きする ことをおすすめします。
例えば、スライドごとに「このページには何を書くか」を簡単にメモするだけでも、作業がぐっと楽になります。
私自身、資料作成を依頼される際に 「大まかな構成が手書きでも決まっていると、よりイメージに近い資料が作れる」 と実感しています。
デザインは後から整えると割り切ると、スライド作成の効率が格段に上がります。
図解にしてみるとこんな感じです。
4. 構成に悩んだら、プロに相談するのも一つの方法
資料作成が進まない原因の多くは「構成」にあります。
しかし、 構成を考えるのは意外と難しく、時間がかかる ものです。
私自身、これまで多くのPowerPoint資料をブラッシュアップしてきましたが、「ゼロから構成を考えてほしい」というご相談も多くいただきます。
もし 「何から手をつければいいかわからない」「資料の構成を整理したい」 という場合は、お気軽にご相談ください。
PowerPointの構成を一緒に整理し、伝わる資料を作るお手伝いをさせていただきます。
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