どの業務を自動化すべきか、決められていますか｜業務棚卸しの手順

「自動化したいけど、どの業務からか決められない」

自動化の失敗で一番多いのは、対象選びの段階です。目についた業務から手をつけてしまい、手間の割に効果が出ない。これを避けるには、先に業務を並べて見る必要があります。

この記事では、専門家を入れなくても自分たちでできる、業務棚卸しの具体的な手順をまとめます。

手順1：2週間、作業を書き出す

各メンバーに、2週間だけ作業を記録してもらいます。項目は、作業名、発生頻度、1回あたりの時間、使うシステム・ファイル。この4つで十分です。

完璧な記録を求めないことがコツです。精度を上げようとすると現場の負担が増え、途中で止まります。ザックリでも全体像が見えれば目的は達成です。

手順2：3つの軸で点数をつける

集まった作業に、頻度・所要時間・判断の少なさの3つで点数をつけます。この合計が高いものから順に並べれば、優先順位の原案ができます。

このとき、担当者の主観ではなく数字で並べることが大事です。「この作業は大変」という感覚と、実際の時間はずれていることがよくあります。

手順3：上位5件を分解する

上位に来た作業を、さらに工程に分解します。探す・轉記する・確認する・判断する・送る。このうち、探すと轉記するはほぼ確実に自動化できます。

分解してみると、実は自動化するまでもなく、入力場所を一つにまとめるだけで解決するケースもあります。これが見つかるのが棚卸しの一番の価値です。

手順4：最初の1件を決める

優先順位の上位のうち、失敗しても影響が小さいものを最初の対象にします。ここで成果が出れば、二件目以降の推進が楽になります。

逆に、一番難しい業務から始めると、時間がかかって社内の期待が下がります。順番を間違えないことが、技術選定より重要です。

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