AIで業務を自動化する前に決めておきたいこと3つ

こんにちは、タクと申します。普段はExcelやGAS、AIを使って、繰り返し作業を自動化するツールを作っています。

自分の作業も含めていくつも自動化ツールを作ってきましたが、「作ったのに使われなくなる自動化」には共通点があります。ツールの性能ではなく、作る前の決めごとが足りていないことがほとんどです。今回は、自動化を考えるときに最初に決めておきたいことを3つにまとめました。

■1. どこからどこまでを任せるか決める

「全部自動でやってほしい」と考えると、たいてい失敗します。たとえば「メールで届く注文をExcelにまとめる」作業なら、転記だけを自動化して、内容の最終チェックは人がやる。この境界線を先に決めるとツールはシンプルになり、壊れにくくなります。

私も最初のころ、判断が必要な部分まで自動化しようとして、かえって手直しが増えたことがあります。迷ったら「機械的に手が動いている部分だけ」を切り出すのがおすすめです。

■2. 失敗に気づける仕組みをセットで考える

自動化でいちばん怖いのは「動かなくなったことに誰も気づかない」ことです。元データの形式が少し変わっただけで、集計が静かにずれていくこともあります。

なので私は、処理が終わったら完了通知を送る、件数がいつもと大きく違ったら知らせる、といった「見張り役」を必ずセットで付けるようにしています。自動化そのものより、この見張り役のほうが大事だと感じる場面も多いです。

■3. 手順が変わったとき誰が直すかを決める

業務の手順は必ず変わります。列がひとつ増えた、書式が変わった、それだけで自動化は止まります。「変わったときに誰がどう直すか」を先に決めておくと、自動化は長持ちします。私が納品するときに、使い方だけでなく直し方のメモを一緒に残すようにしているのはこのためです。

この3つが決まっていれば、自動化はそれほど難しいものではありません。逆にここが曖昧なまま「とにかくAIで自動化したい」と始めると、作ること自体が目的になってしまいがちです。

「この作業って自動化できるの？」という段階のご相談も歓迎です。よろしければサービスもご覧ください。

▼繰り返し作業の自動化はこちら

▼ChatGPTなどAIの使い方サポートはこちら