会議の議事録づくりで消耗しないための段取り3つ

こんにちは、タクと申します。普段はExcelやAIを使った業務効率化のほか、会議やインタビューの文字起こし・議事録作成のお手伝いもしています。

「1時間の会議なのに、議事録に2時間かかる」という声をよく聞きます。私も以前はそうでした。ただ、いろいろな録音と向き合ってきて分かったのは、議事録のつらさは文章力ではなく、始める前の段取りでほぼ決まるということです。今回は、私が議事録を作るときに必ずやっている段取りを3つ紹介します。

■1. 録音は「議事録のため」に取る

会議室の隅に置いたスマホの録音は、いざ聞き返すと発言が遠くて聞き取れないことが多いです。聞き取れない録音は何度も巻き戻して確認することになり、これが作業時間をいちばん膨らませます。

発言者の近くにレコーダーやスマホを置く、オンライン会議なら会議ツールの録音機能を使う。これだけで聞き返す回数が大きく減ります。議事録の出来は、書く前の録音の質で半分決まると考えるくらいでちょうどいいです。

■2. 「誰が何のために読むのか」を先に決める

議事録には、発言を全部残す全文タイプ、要点をまとめるタイプ、決定事項とやることだけを残すタイプがあります。どれを作るかを決めずに書き始めると、全部を書こうとして時間が溶けます。

社内共有用なら、決定事項と担当・期限だけで足りることがほとんどです。逆にインタビューや取材なら、言い回しまで残す全文タイプが向いています。読み手を先に決めるだけで、書く量が大きく変わります。

■3. 「文字にする」と「まとめる」を分ける

いきなり清書しようとすると、聞く・書く・要約するを同時にやることになって消耗します。まず発言をそのまま文字にする、次にそこから決定事項や宿題を拾う、と工程を分けると気持ちがずっと楽になります。

文字にする工程ではAIの文字起こしも役立ちます。ただ、固有名詞や専門用語はかなりの確率で別の言葉に化けますし、「言った・言わない」に関わる部分をそのまま載せるのは危険です。AIに任せるのは下ごしらえまでにして、最後は人の耳で確認する。私が納品するときも、この確認の工程にいちばん時間をかけています。

段取りを整えてもやはり議事録に時間を取られてしまう、という場合は、録音データをお送りいただくだけで、文字起こしから議事録の形に整えるところまで承っています。「この録音でも大丈夫？」といった確認だけのご相談も歓迎です。

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