会議の議事録にかける時間を、10分の1にする手順

1時間の会議のあと、議事録を作るのに40分かかる。参加した本人が、もう一度会議を聞き直している。

これは多くの職場で当たり前になっていますが、実際にはほとんどが機械に任せられる作業です。この記事では、実務で使える手順を書きます。特別なツールの契約は必要ありません。

そもそも議事録の何に時間がかかっているのか

作業を分解すると4つです。

1. 発言を書き起こす（一番時間がかかる）
2. 要点を抜き出す
3. 決定事項とToDoを整理する
4. 体裁を整えて配る

このうち1と2は機械の得意分野です。3は機械に下書きを作らせて人が確認する。4は型を決めておけば一度で終わります。

つまり人が本当にやるべきなのは3の確認だけです。ここを間違えて、1から全部人がやるから40分かかります。

手順1：録音する（ここを飛ばさない）

まず録音がなければ何も始まりません。オンライン会議なら録画機能、対面ならスマートフォンの録音アプリで十分です。

ただし必ず参加者に伝えてください。 「議事録作成のために録音します」の一言があるかないかで、後々の扱いがまったく変わります。無断録音した音源は、そもそも文字起こしに回すべきではありません。

音質のコツは1つだけ。マイクを話者に近づける。会議室の端に置いたスマートフォンより、机の中央に置いたほうが精度が上がります。

手順2：文字起こしは機械にやらせる

いまの音声認識は、静かな環境の日本語であれば実用的な精度に達しています。オンライン会議ツールの自動文字起こし機能でも、専用のツールでも構いません。

精度を上げる方法が1つあります。固有名詞のリストを先に用意すること。 社名、製品名、参加者の名前、業界特有の略語。これを渡せるツールなら渡す、渡せないなら後から一括置換する。誤変換の大半はここです。

そして全文をそのまま議事録にしないでください。読む人は全文を読みません。全文は検索用に残し、配るのは次の要約です。

手順3：要約は「見出しをつけて」作らせる

ここが分かれ目です。「要約して」とだけ指示すると、のっぺりした文章が返ってきて、あとから探せません。

指示に入れるべきことは3つです。

・議題ごとに見出しをつけること
・決定事項と、保留になったことを分けること
・誰が何をいつまでにやるかを、箇条書きで抜き出すこと

この3つを指示するだけで、返ってくるものの実用性がまったく変わります。毎回同じ指示を打つのが面倒なら、その指示自体を保存しておいてください。それが資産になります。

手順4：人が確認するのは3箇所だけ

機械の出力を全部読み直したら意味がありません。確認するのはここだけです。

1. 決定事項が合っているか（ここが間違うと実害が出ます）
2. 担当者と期限が正しいか
3. 固有名詞と数字（金額、日付、件数の誤変換は必ず起きます）

逆に言えば、言い回しや細かい表現は直さなくていい。議事録は読み物ではなく記録です。

それでも時間がかかる場合

ここまでやっても40分が15分にしかならない、という場合は、議事録の型が決まっていないことが原因です。

毎回ゼロから構成を考えているなら、テンプレートを1つ作ってください。議題／決定事項／保留／ToDo／次回。この5つの枠を固定するだけで、迷う時間が消えます。

まとめ

議事録が重いのは、人が全部やっているからです。書き起こしと要約は機械、確認は人。この分け方さえ守れば、1時間の会議の議事録は10分前後で終わります。

録音の許可を取ること、固有名詞のリストを用意すること、要約に見出しを指示すること。この3つだけ覚えて帰ってください。

この手順を代わりにやります

「録音はあるが、文字起こしと要約をやる時間がない」という場合は、こちらで請け負っています。音声・動画をお送りいただければ、全文の文字起こしと、見出し・決定事項・ToDoまで整理した要約をお渡しします。

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